Contexte et environnement
Rattaché(e) hiérarchiquement à l'Office Manager, vous travaillez au sein du pôle administratif et logistique de la Direction Régionale Sud-Ouest, et intervenez en accompagnement et en support de l'organisation et du fonctionnement de la Direction Régionale.
Missions principales
Assistanat auprès de la Direction Régionale :
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique.
- Assurer les accès au site de la DR (accueil et déverrouillage du portail).
- Faciliter, coordonner et organiser les échanges et interactions avec les fonctions ressources régionales.
- Effectuer des réservations de déplacements pour les équipes (trains, avions, hébergement et restauration) après demande de l'Office Manager.
- Concevoir des supports de communication répondant aux besoins des équipes de la DR.
- Mettre à jour les différentes bases de données et traite les différents mailings.
- Assurer le traitement du courrier (affranchissement, tri et répartition au sein des services, etc.).
- Assurer le suivi des vérifications annuelles des documents administratifs des collaborateurs de la DR (à l'exclusion des documents RH), tels que les permis de conduire, ordres de mission, tableau des congés etc.
Evénementiel/Communication en support du Responsable du pôle Administratif et Logistique
- Co-préparer les réunions et formations sur le site de la DR incluant la réservation des salles, la mise en place des fiches de suivi hebdomadaire, des salles et des prestations de restauration (pauses café et pauses repas)
- Participer à l'organisation des événements conviviaux en interne (repas de Noël, déjeuners partagés, afterworks)
- Préparer les badges ainsi que les sacs de goodies pour la journée d'accueil des nouveaux collaborateurs.
Gestion fournisseurs et locaux/vie du site
- Recenser le besoin, assurer l'achat et le suivi des consommables bureautiques en respectant les process.
- Veiller à la bonne tenue des espaces communs en vérifiant que les conditions d'hygiène et de sécurité sont respectées (ménage des parties communes, entretien des espaces verts, sécurité du site)
- Superviser l'entretien, le suivi et la traçabilité de la gestion du parc automobile (une dizaine de véhicules).
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