Secrétaire d'administration et de gestion budgétaire au greta-cfa (h/f)

CONTEXTE :

Le GRETA-CFA est né de la fusion entre le GRETA de Mayotte (Groupement d'Etablissement), organisme de formation continue pour adulte présent sur le territoire depuis 1976, et du CFA, Centre de Formation des Apprentis de l'académie.

Nous couvrons donc aujourd'hui ces deux volets et mutualisons ainsi nos ressources pour répondre aux besoins de formation de tous les publics : de la formation initiale aux besoins de montée en compétences tout au long de la vie.

Par ailleurs, le GRETA-CFA est aussi centre d'examen mandaté pour le passage d'un certain nombre d'épreuves : examen en langue française (DELF, DILF, DALF, TCF), attestation de sécurité routière, concours paramédicaux, ...

Le siège, basé au Lycée Polyvalent de Kawéni, est constitué des pôles administratifs et du pôle pédagogique pour le site d'accueil de Kaweni. Ces équipes travaillent en lien étroit avec les sites d'accueil des formations basés dans les différents établissements scolaires du secondaire de Mayotte. Le GRETA-CFA compte aujourd'hui près de 30 agents salariés et près de 250 vacataires à l'année.

Poste : Secrétaire d'administration et de gestion budgétaire à temps partiel GRETA-CFA

Diplôme exigé : Baccalauréat minimum (Bac+3 souhaité)
Expérience en comptabilité et gestion souhaitée

Hiérarchie :
- Est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef d'établissement support du GRETA-CFA ;
- Est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative et de gestion et de l'agent comptable du GRETA-CFA ;

Rend compte : à ses supérieurs hiérarchique et fonctionnels

Missions : Gestion administrative du dossier des personnels du GRETA-CFA
Gestion budgétaire du GRETA-CFA

Cadre organisationnel :
Plan académique de formation ;
Plan de développement stratégique du GRETA-CFA ;
Procédures administratives et financières du GRETA-CFA ;
Règlement intérieur ;
Démarche Qualité et charte Eduform.

Activités / Responsabilités :

Sous l'autorité hiérarchique du chef d'établissement support et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables désignés :

1. Réaliser des états de service fait
- Traitement des états de service fait en provenance des UFA qui sont confiés (préparation et réalisation des états de service fait individuels qui lui sont confiés)
- Transmission des états de service fait au CESUP pour signature et envoi au service paie pour traitement ;
- Envoi des fiches de paie aux vacataires.

2. Facturation de l'activité apprentissage :
- Réalisation de la facturation de l'activité de formation en apprentissage.

3. Enregistrement et facturations des dossiers d'aides à l'apprentissage
- Validation des dossiers (aides au permis et aides Chido) ; enregistrement et envois à l'organisme financeur ;
- Facturation de ces aides pour règlement au bénéficiaire et remboursement par l'organisme payeur.

Connaissances, compétences et aptitudes requises (opérationnelles et comportementales) :
Connaissances :
- L'organisation du GRETA-CFA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education nationale et du ministère du Travail ;
- Les connaissances réglementaires du domaine ;
- L'organisation générale du système éducatif ;
- Les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les outils bureautiques et de gestion (logiciel des financeurs, outils numériques) ;
- S'assurer du respect des procédures internes et externes et des règlements ;

Aptitudes et positionnement :
- Savoir rendre compte ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité ;
- Disponibilité et ponctualité ;
- Dynamisme ;
- Loyauté ;
- Rigueur, fiabilité ;
- Sens relationnel.