RESPONSABILITÉS :
Gestion administrative et pédagogique :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique d'un ou plusieurs Départements de formation
- Transmettre divers courriers aux services concernés
- Etablir les certificats de scolarité
- Sortir les emplois du temps d'ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d'examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
- Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
- Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
- Editer les bulletins dans SCODOC
- Entrer les résultats dans Apogée
- Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l'Université)
- Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
- Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins...
Gestion financière :
- Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
- Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
- Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
- Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité
Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d'Opale, département MLT site de Dunkerque (50%) et département GACO site de Longuenesse (50%).
Affectation géographique : Dunkerque et Longuenesse
CDD de 1 mois renouvelable à compter de mai 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation avant le 27 avril 2026.
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme souhaité : Niveau bac +2, une expérience dans le secrétariat serait un plus
Conditions particulières d'exercice : Poste partagé sur deux sites géographiques différents c'est-à-dire Longuenesse (en présentiel le mardi et le mercredi) et Dunkerque (en présentiel le lundi, le jeudi et le vendredi)
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires...)
- Gestion comptable et financière
- L'agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d'une maîtrise affirmée de l'orthographe.
Savoir-faire :
- Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
- Organisation et gestion des bases de données
- Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS...)
- Maitrise des logiciels internes de l'ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc...).
- Gestion administrative de PARCOURSUP.
- Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers
Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
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