Assistant de direction

Description du poste

Activités principales :

1. Assistante de la directrice déléguée Finances, Performance et Investissement (DDFP)
2. Gestion de l'agenda / Organisation, planification, préparation des dossiers, réservation et suivi logistique des RDV, des réunions et des déplacements
3. Organisation réunions externes et internes
4. Assistance des pôles de la DDFP et d'autres pôles à définir à la Direction déléguée pilotage opérationnel, premiers recours, parcours et professions de santé (DD5P)
5. Assistanat et secrétariat des pôles, incluant notamment le traitement des courriers entrants et sortants, la frappe et mise en page de documents, le scannage, classement et archivage…
6. Pôles DDFP : suivi des contrats sur les investissements et autres dossiers
7. A la demande des pôles, gestion des boites mail fonctionnelles des pôles
8. Planification et logistique des réunions, événements et des déplacements, lien avec les directions déléguées, les directions départementales, et les interlocuteurs externes. Suivi des réunions (diffusion supports et comptes-rendus).
9. Accueil physique et téléphonique
10. Elaboration et suivi des commandes et achats divers pour les pôles
11. Appui aux pôles sur la gestion de dossiers en fonction des besoins du service et des compétences et de la disponibilité de l'assistante
12. Une suppléance doit être assurée avec les autres assistantes de la DOS (absences, congés)

Profil recherché

Vos compétences

Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon le domaine d'activité (médical, juridique, administratif, budgétaire, communication)

Techniques administratives et bureautiques (notamment Word, Excel, powerpoint)

Maitrise des missions d'un(e) assistant(e) de Direction

Outils bureautiques et informatiques

Outils de communication (techniques spécifiques)

Informations complémentaires

merci de candidater via le lien suivant :