Référent administratif accueil administration générale villefranche rouergue h/f - ec20611

Référent administratif accueil administration générale villefranche rouergue H/F - EC20611 Pôle : Pôle des solidarités humaines
Direction : Direction de l'action sociale territoriale et du développement social local

Cadre d'emploi de référence
- Catégorie B de la filière administrative

Cadre d'emploi d'accès
- Catégorie C et B de la filière administrative

Positionnement hiérarchique
- Sous l'autorité hiérarchique du Responsable administratif et financier de son Territoire d'Action Sociale

... istrative/Territoire
- ... istrative du territoire d'action sociale de Villefranche de Rouergue

Domaine d'activité
- Social

Missions principales
Adaptation et optimisation
- Etre force de proposition en vue de la simplification, de l'adaptation, de l'optimisation des pratiques et contribuer à leur cohérence départementale
- Il est garant de la conformité formelle des écrits professionnels et des courriers d ... ecteur de compétence ainsi que du respect des circuits de transmission
- D ... uci de polyvalence propre à assurer, en toutes circonstances, une continuité de service satisfaisante
- Le réfèrent administratif - accueil et administration - de Territoire d'Action Sociale met en oeuvre : L'accueil des publics (accueil simple et accueil de publics en difficultés) ; Les réponses de premier rang ; L'organisation générale des activités sociales et médicosociales ; Le traitement bureautique général ; La rédaction des courriers généraux.; La gestion matérielle et logistique de son Territoire

Secrétariat / Courriers / Bureautique
- Assurer, si nécessaire, les prises de notes, comptes-rendus de réunion
- Assurer le travail d'édition et de reprographie
- Veiller en continu à la conformité départementale des supports (formulaires, modèles)
- Rédiger les courriers particuliers (ASG et PMI)
- Rédiger les différents courriers, pour les activités générales et les activités particulières non dédiées à des Référents administratifs spécifiques, à partir des courriers types départementaux
- Assurer les tâches de secrétariat général : enregistrement des courriers
Organisation générale
- Tenir à jour le tableau des effectifs, participer à la gestion du Personnel (congés, horaires, absences)
- Tenir à jour les supports d'information générale, veiller à leur accessibilité (documentation, revues professionnelles, supports dématérialisés)
- Veiller à la diffusion de l'information
- Tenir les échéanciers, éditer les listings, aider à l'organisation, pour les activités générales et les activités particulières non dédiées à des Référents administratifs spécifiques
- Assurer et veiller à la gestion logistique du Territoire (locaux, mobilier, fournitures)
- Veiller aux conditions d'accueil (locaux, conditions matérielles, confidentialité, délais)
- Organiser l'activité d'accueil des usagers (tenue des plannings des professionnels, permanences, rendez vous,banques de données des ressources départementales et locales)

Accueil / Réponse
- Apporter les réponses générales, en termes d'information et d'aide administrative. Orienter les usagers vers les autres acteurs (Référents administratifs spécifiques du Territoire, autres acteurs)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les publics en première instance. Leur apporter l'écoute nécessaire et gérer les situations de tension pour diagnostiquer la réponse et/ou l'orientation à leur apporter