Cdd assistant(e) de direction en charge de la communication

DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché à la Directrice adjointe de l’Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens. Dans le cadre de la préfiguration de l’organisation cible, la chargée de communication exerce ses missions en lien étroit avec le responsable du pôle qualité des données et des processus ainsi qu’avec le service communication de l’établissement. Vos missions : L’assistant(e) de direction en charge de la communication assure un appui administratif et organisationnel. Elle facilite le fonctionnement du service, la circulation de l’information et le suivi des activités. Il/Elle assure la diffusion et la coordination des informations de la Direction de l’Enseignement. Il/Elle assure la diffusion et la valorisation des informations relatives aux formations et aux activités de la Direction de l’Enseignement. Il/Elle contribue à l’organisation des instances, des événements et à la mise à disposition d’informations fiables et à jour pour les étudiants et les équipes. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer. Appui administratif au service : • Suivre les dossiers administratifs courants. • Accompagner l’intégration des collaborateurs, contribuer à la bonne installation des collaborateurs. • Veiller à la bonne circulation de l’information • Assurer la gestion des listes de diffusion Communication institutionnelle : • Mettre à jour et diffuser les informations sur les supports de communication (intranet, site web, guides). • Veiller à la cohérence et à l’actualisation des contenus. Coordination des événements et forums : • Organisation de la cérémonie de diplomation en lien avec le pôle scolarité • Participer à l’organisation des forums et des événements de la Direction de l’Enseignement. • Assurer le suivi logistique et administratif. Organisation des élections : • Organiser les élections (CER, représentants élèves). • Assurer le suivi administratif et la communication associée. Suivi du planning et coordination : • Tenir à jour le planning annuel de l’école. • Contribuer à la coordination du lancement de la campagne des emplois du temps. Organisation des instances : • Organiser le Conseil de l’Enseignement et de la Recherche (CER) : ordre du jour, préparation, diffusion des comptes rendus. • Organiser les conseils de discipline en lien avec le service juridique (convocations, suivi, affichage anonymé des décisions). Gestion des documents de référence : • Assurer la mise à jour et la diffusion du règlement de scolarité sur les supports internes et externes. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Connaissance du fonctionnement des instances (CER, conseils, commissions). • Capacité à préparer des ordres du jour et à rédiger des comptes rendus. • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion de contenus (web, intranet). • Capacité à rédiger des contenus clairs et structurés. • Capacité à organiser et mettre en forme des informations et des documents. • Connaissance des principes de communication institutionnelle. Compétences organisationnelles : • Capacité à organiser des instances (planification, préparation des dossiers, suivi). • Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et à respecter des échéances. • Rigueur dans la préparation et le suivi des décisions. • Capacité à gérer et mettre à jour des contenus d’information de manière régulière et rigoureuse. • Capacité à organiser la diffusion de l’information en lien avec plusieurs interlocuteurs. • Rigueur dans la gestion et la validation des contenus publiés. Compétences relationnelles : • Qualités relationnelles et sens de la communication. • Capacité à travailler en transversalité avec les différents services de l’établissement. • Capacité à interagir avec des interlocuteurs internes et externes afin de recueillir et diffuser l’information. • Aptitude à travailler en collaboration avec le service communication de l’établissement. • Sens de la confidentialité. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.