Charge d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’agent accueille les visiteurs et traite les appels téléphoniques entrants du siège. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et assure la relation avec les fournisseurs. Missions / conditions d'exercice 1.Accueil
oAccueil physique des visiteurs
oAssure le standard téléphonique et le lien avec les services administratifs
oAssure la prise de rendez-vous pour France Services

2.Secrétariat et gestion administrative
oSecrétariat du président : prise de rendez-vous, suivi du calendrier, traitement des invitations, correspondance
oSecrétariat du DGS, du DGA et des services administratifs : courriers, gestion des rendez-vous, invitations, liste de présence, comptes-rendus, invitations diverses, réalisation de PowerPoint
oParticipe à la gestion des accès des salles de sport (conventions utilisateurs et facturation)
oGestion du courrier entrant et sortant
oLogistique des conseils communautaires
oCommande et suivi des achats de fournitures en lien avec le service comptabilité
oArchivage et classement

3.Gestion des demandes de la banque de matériel intercommunale
oRéception et instruction des demandes en lien avec les services techniques
oTableau des réservations
oCourrier aux usagers
oAssurer le lien avec les services techniques pour la réception / retour Profils recherchés - connaissances des procédures administratives
- connaissances des missions de secrétariat
- maîtrise des logiciels bureautiques
- sens de l’organisation, méthode et rigueur
- qualités relationnelles
- autonomie
- capacité à travailler dans l’urgence