Assistant.e administatif.tive et agent.e d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Le Fonds Régional d'Art Contemporain de Normandie est un établissement public de coopération culturelle à caractère administratif créé en octobre 2020 par l'Etat et la Région Normandie, fondé sur le rapprochement de l'ex-Frac Normandie Caen et Frac Normandie Rouen. Composé de deux sites d'exposition distincts, à Caen et à Sotteville-lès-Rouen, et de 23 agents, le Frac Normandie a pour missions principales : la constitution et la diffusion d'une collection publique d'art contemporain, la sensibilisation des publics les plus larges à la création contemporaine, le soutien à la création. Les missions du Frac sont régies par les textes réglementaires en vigueur relatifs au label " Frac ".


Dans le cadre de son fonctionnement, le Frac Normandie recrute son et d'accueil (H/F). Le poste, à temps non complet, est ouvert aux titulaires de la fonction publique ainsi qu'aux contractuels. Missions / conditions d'exercice Sous l'autorité de la Directrice des ressources, l'agent a pour mission
*D'assister l'équipe en matière d'assistance administrative et financière
*D'assurer l'accueil physique et téléphonique

Assistance administrative
oRéalisation de travaux de bureautique, classement, commandes de fournitures,
oRéalisation et suivi de documents administratifs et RH : mises à jour régulières des documents concernant les agents, contrôle des états de frais de déplacements, droits chèques restaurants…
oGestion du courrier : Arrivée et départ/Diffusion/Traitement du courrier
oGestion base de données des contacts en lien avec l'équipe
oSuivi des rendez-vous de l'équipe avec la médecine préventive

Assistance financière
oSoutien à la comptabilité : réalisation de bons de commandes, contrôle des factures, des états de frais, des pièces justificatives.
oSaisie des engagements, mandats et titres dans le logiciel comptable.
oDéclaration des artistes à l'URSSAF
oSoutien à la gestion de la paie.

Accueil lors des horaires d'ouverture du FRAC (du mercredi au vendredi de 14h à 18h)
oposte d'accueil physique : accueil et orientation des visiteurs vers la salle d'exposition et réponses aux questions,
oVeiller à la bonne tenue de l'espace accueil et de l'ensemble des espaces communs,
oposte d'accueil téléphonique : réception, filtrage et réorientation des appels,
oallumage expositions, ouverture/fermeture du FRAC, contrôle sur vidéosurveillance,
oMaintien en état de la borne d'accueil et de l'espace de la Fractory, Profils recherchés oConnaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités locales et établissements publics
oMaitrise des outils bureautiques notamment Microsoft office 365 et des outils de de communication informatique ( messagerie, web…), logiciel de comptabilité Berger-Levrault serait un plus
oBonnes capacités d'expression écrite et orale,
oQualités relationnelles et capacité à maintenir un niveau de courtoisie vis-à-vis des visiteurs et collègues
oBonnes capacités d'organisation et de gestion du temps
oCapacité à travailler en équipe
oDiscrétion professionnelle / Confidentialité
oAutonomie, disponibilité, polyvalence, réactivité, rigueur, esprit d'initiative, esprit de synthèse