Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de la déléguée à l'administration.
L'assistant(e) de service(s) apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il (elle) contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.
Principales activités :
Secrétariat :
Organiser les agendas et les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,).
Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.
Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
Organisation et gestion administrative au sein d'autres services de son périmètre :
Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, .
Contribuer à l'élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d'achats et réception, approvisionnement en fournitures).
Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,).
Compétences :
Savoir-faire :
Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
S'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service
Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets. Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Mettre en œuvre les techniques de reporting. Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord. Mettre en œuvre les techniques budgétaires
Appliquer les procédures administratives
Constituer un fond documentaire et un réseau d'interlocuteurs
Savoir-être :
Être disponible et à l'écoute
Être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s'adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, .)
Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
Travailler en équipe
Être rigoureux(se)
Respecter la confidentialité
Faire preuve de créativité et être force de proposition
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