Environnement et contexte de travail
Structure d'accueil
PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.
Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires.
PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.
Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.
Pour plus d’informations :
Au sein de la direction des formations, la personne recrutée travaillera pour le Collège Sciences, Humanités et Société de l’Université PSL, un premier cycle renommé, exigeant et interdisciplinaire, opéré en partenariat avec les lycées Henri-IV et Louis-le-Grand (CPES).
Le Collège compte 700 étudiants et se développe rapidement. Il s’organise en cinq parcours distincts : « Humanités et Société », « Économie, société et droit », « Sciences », « Sciences pour un monde durable » et « Sciences des données, arts et cultures ».
La formation par la recherche et l’égalité des chances (taux de boursiers élevés) sont au cœur du projet pédagogique du Collège qui bénéficie de l’expertise et des infrastructures d’un grand nombre d’établissements composantes de l’Université PSL (ex. Dauphine-PSL, Mines de Paris-PSL, ENS-PSL).
Le Collège dispose d’une équipe de scolarité dédiée conduite par un responsable et qui compte six assistantes et une chargée de missions.
Missions
Activités principales
L’assistant.e pédagogique est l’interlocuteur.trice opérationnel.le des étudiant.e.s et des enseignant.e.s pour le périmètre de la formation qui lui est confié.e. Il.elle veille au bon déroulement des enseignements.
La personne recrutée sera également associée à l’amélioration continue de la formation en lien avec les lycées impliqués dans la formation (Henri-IV, Louis-le-Grand) et les différents services de l’Université PSL.
L’assistant.e pédagogique intègrera l’équipe « scolarité » qui comprend plusieurs assistantes pédagogiques. Tous les membres de l’équipe travaillent en étroite collaboration.
Missions principales :
Accueil et information :
- Des étudiant.e.s (assistance dans le cadre de l’utilisation des applications informatiques, participation à la communication relative au domaine de la scolarité, diffusion d’informations aux étudiants, etc.) et des enseignant.e.s
Mise en œuvre du processus d’inscription administrative et pédagogique des étudiants :
- Participation à l’organisation et à la gestion des campagnes de recrutement et d’inscription des étudiants
- Gestion administrative des dossiers des étudiant.e.s (dont paiement des droits et bourses)
- Gestion des inscriptions pédagogiques des étudiant.e.s et vérification de leur cohérence
Suivi des absences
Gestion des intervenant.e.s extérieur.e.s et des enseignements :
- Élaboration des emplois du temps et du planning de la formation en lien avec l’équipe pédagogique et/ou des établissements intervenants dans la licence
- Élaboration des plannings de contrôles/examens et organisation le cas échéant
- Collecte des notes auprès des enseignant.e.s et saisie des notes dans l’outil, préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration des PVs de jurys et saisie des décisions de jurys dans l’outil
- Logiciel de scolarité : mises à jour des structures des maquettes ; saisie des informations nécessaires à la gestion de la scolarité (enseignant.e.s, réservations des salles), en s’assurant de la cohérence des données.
Missions diverses liées à la scolarité :
- Participation à l’organisation de la rentrée, des journées d’accueil des étudiant.e.s, de la journée portes ouvertes
- Participation aux événements de la licence : forums et portes ouvertes pour présenter les licences, remise des diplômes, etc.
- Contribution à la gestion des bâtiments utilisés par la formation (gestion de réservations, vérification de l’équipement et remise en ordre)
- Stages : préparer les conventions de stage et en assurer le suivi
- Mobilités à l’étranger : accompagne les étudiant.e.s dans leurs démarches administratives pour leurs mobilités à l’étranger, assurer le suivi
- Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés à la licence
- Rendre compte de ses activités et participe à la vie de l’équipe
NB :
- Toutes ces missions sont assurées collégialement et leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l’équipe.
- Le développement du premier cycle de l’Université PSL étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger (sans que la cohérence des postes ou faisabilité des missions soit remise en question).
Poste ouvert aux :
1. Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 12 mois
2. Temps de travail hebdomadaire : 39 heures
3. Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
4. Télétravail selon politique de PSL et activités du service
5. Ecole de formation interne
6. Tickets restaurant
7. Prise en charge transport par PSL : 75%
8. Participation mutuelle santé
9. Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Profil du candidat
Savoirs et compétences attendus
Niveau minimum de diplôme requis : Bac+3
Domaine d’étude
De très nombreux domaines d'études peuvent conduire aux métiers de la scolarité. Il est toutefois attendu que la personne ait de l'expérience dans ce secteur.
Expérience professionnelle requise : Confirmée
10. Expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire
11. Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’enseignement supérieur (souhaitable)
Compétences opérationnelles
12. Aisance dans la relation avec les étudiant.e.s (Maturité, diplomatie et autorité nécessaires à un tel emploi)
13. Expérience d’utilisation d’au moins un logiciel de scolarité
Savoir-être
Grande capacité d’adaptation, autonomie, engagement, esprit d’initiative, rigueur, discrétion, sens de l’organisation et bon relationnel
Compétences numériques
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels spécifiques
Anglais
14. Niveau minimum requis : B1 du CECRL
15. Capacités à s’exprimer en anglais (écrit et oral) appréciées
Candidater
CV et lettre de motivation
Diplôme et expérience professionnelle
Bac+3
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