Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé de la gestion administrative et financière des subventions aux associations ainsi que de la mise à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l’accueil physique et téléphonique du service.
Missions et activités
* Moyens directs aux associations : les subventions
o Instruire les demandes de subventions annuelles et exceptionnelles
o Construire et alimenter les outils de gestion et de suivi des subventions
o Maîtriser le logiciel métier des subventions
o Rédaction et suivi des conventions de financements
o Collecter les documents et pièces comptables des subventions
o Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions
o Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques associatives
o Assurer un suivi des actions associatives
o Assurer le lien du service avec les associations et les accompagner en fonction de leur besoin (recevoir, écouter et conseiller les associations)
o Participer au Forum des associations début septembre sur le week-end complet
* Gestion des moyens indirects aux associations :
o Coordonner en lien avec la chef de service la planification, le suivi des locaux mis à disposition des associations
o Gérer les mises à disposition de personnel aux associations
o Formuler et suivre les demandes de travaux des locaux mis à disposition
o Transmettre à la hiérarchie les dysfonctionnements constatés
* Missions complémentaires :
o Polyvalence sur les différents postes du service
o Assurer l'archivage
o Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues du pôle ressources associatif lors des congés et absences des collègues
Savoirs
* Établir, appliquer et suivre des procédures
* Connaître les règles financières d'attribution de subventions
* Connaître le cadre juridique des conventions
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers
* Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)
* Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne
* Établir des suivis de dossier par des tableaux de bord
* Travailler en équipe
* Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation
Savoir-faire
* Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service
* Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions
* Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement
* Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives
* Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN
* Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services
* Savoir rendre compte
* Esprit d'équipe
Savoir-être
* Rigueur dans le suivi administratif et financier, être organisé, autonomie, polyvalence, réactivité, capacité d’adaptation et d’anticipation
* Sens du contact et de l’écoute, diplomatie, courtoisie, discrétion
* Disponibilité, être force de proposition
Conditions de travail
* Relations avec les présidents des associations et l'ensemble des agents de la collectivité travail en bureau avec possibilité de télétravail
* Être présent tout le week-end du forum des associations
Catégorie : B
Cadres d’emplois : rédacteurs territoriaux
Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT
Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques
Date limite de candidature : 06/11/2025
* Poste de catégorie : B
* Prétentions salariales : statutaire
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