Assistante technique et travaux (h/f)

GITEC MATHURINS recrute pour son client, société à taille humaine située au cœur de Paris, une assistante administrative et travaux H/F dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable.

Rattaché(e) à l'équipe travaux, composée de 5 personnes, vous aurez pour principales missions :

1. Assistanat du Directeur Travaux et Directeur Adjoint :
- Courriers, agenda, rédaction de comptes-rendus des réunions de service
- Archivage : vérifier que les documents papiers du service sont scannés et classés sur le serveur.
- Organiser l'archivage papier ou la mise en destruction des documents selon les échéances du tableau de gestion des archives.

2. Assistanat des Responsables Travaux/Maintenance :
- Suivi administratif : rédaction, mise en signature et diffusion des lettres de commandes et bons de commande, courriers divers aux intervenants/prestataires
- Suivi des procédures marchés subséquents des accords-cadres Travaux et Maitre d'œuvres (contribution à la notification des courriers aux non retenus + notification des contrats)
- Scan, copie et enregistrement des factures sur le serveur, transmission des factures originales au service comptabilité, et classement papier et informatique des factures une fois saisies dans les tableaux budget et dépenses par l'assistante Technique et Administrative de la Direction Travaux
- Assurer ponctuellement les RDV avec les concessionnaires sur les locaux si la charge de travail le permet

De niveau supérieur Bac+2/3 en assistanat, vous avez impérativement une expérience confirmée (5 ans minimum) dans un poste d'assistante administrative dans les domaines du bâtiment. Vous disposez d'un grand sens du travail en équipe et de la transversalité, vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve). Idéalement, sensibilisation aux procédures d'achats soumises au code de la commande publique Maîtrise des outils informatiques (Teams - Pack Office) Déplacements ponctuels à prévoir (sur Paris)