Assistant administratif h/f

Pres société


Missions

Les Musées d’Orléans sont composés de trois établissements dont deux « musées de France » (relevant de la loi Musées du 4 janvier 2002) et d'un musée en préfiguration : l’Hôtel Cabu - musée d’Histoire et d’Archéologie, le Musée des Beaux-Arts, la Maison Jeanne d’Arc et un projet de musée d'Histoire de France. Ils reçoivent 100.000 visiteurs par an et bénéficient d’une programmation dynamique visant à diversifier et à fidéliser les publics.

Chaque lieu dispose de riches collections d'œuvres, d’objets, de spécimens ou de documents, valorisées par l’équipe constituée de plusieurs conservateurs rattachés à chacun des établissements, mais aussi de services mutualisés (régie et technique, documentation, accueil et surveillance, service des publics).



Sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire Général, l’assistant administratif assume la régie financière des musées et le suivi des dossiers administratifs pour le Musée des Beaux-Arts/ Hôtel Cabu/Centre Jeanne d'Arc. Il gère notamment l'auditorium et les contrats de prestation, les privatisations, le suivi de la comptabilité et certains dossiers juridiques. Il coordonne l'intervention de prestataires et partenaires (traiteurs, sonorisation...). Il peut être amené ponctuellement à faire l'intérim de certaines missions du service : gestion du planning des agents d'accueil-surveillance, feuilles de salles, calcul des heures supplémentaires.

ADMINISTRATION


- Suivi des locations de l’auditorium et des espaces du Musée des Beaux-Arts :

> Réception, traitement et transmission des demandes reçues

> Suivi clientèle : organisation des aller-voir, recueil des besoins, accueil le Jour J

> Tenue d’un planning de réservations en lien avec le Pôle des Publics et le Pôle Accueil et Sécurité

> Rédaction, envoi et suivi des conventions

> Tenue d'un tableau financier

> Rédaction des mémoires, suivi de la facturation et des paiements en lien avec le SAR Finances

> Gestion du matériel des Musées et pouvant être loués ou empruntés

> Installation des privatisations, accueil des clients et remise en place des espaces

- Participation à l’organisation et à la mise en œuvre des évènements des Musées (vernissages, Nuit des Ombres, JEP, …)

- Suivi de l’accueil des stagiaires des Musées :

> Réception, traitement et transmission des candidatures reçues

> Rédaction, envoi et suivi des conventions avec le service RH

> Organisation des plannings en lien avec les services des Musées

> Accueil et participation à l’encadrement des stagiaires de 3e et lycée

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers administratifs

- Suivi juridique des délibérations et décisions via Oxyad des Musées d'Orléans

- Veiller à la diffusion des consignes internes, des informations sur l'activité des musées

FINANCES


- Suivi de la comptabilité avec le Secrétaire général : élaboration du budget et son suivi annuel

- Suivi financier des dossiers de demandes de subventions

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers administratifs


Spécificités du poste

Temps de travail
39h du lundi au vendredi de 08h00 à 17h00 (16h le vendredi)

Lieu
Musée des Beaux-Arts avec déplacements dans les autres musées


Compétences techniques attendues

Connaissances solides en matière de comptabilité publique

Bonnes capacités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels métier (Oxyad, Ixbus…)

Sens du service public

Sens des responsabilités




Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

Goût des relations humaines

Goût pour le secteur culturel et les musées

Sens de l'organisation

Réactivité et capacité d'adaptation

Ponctualité et assiduité

Grande rigueur et discrétion professionnelle