Chef(fe) secrétaire de la section commandement du ggd 64

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Liées à la fonction secrétariat :

- encadrer l’équipe de la section commandement;
- planifier le travail de l’équipe de direction (prise de rendez-vous, tenue des agendas, permanence commandement et opérationnelle, Pulsar Service);
- gestion de la messagerie organique du «ggd64» et la boite fonctionnelle «sc.ggd64» (lecture, diffusion, impression, préparation des éléments de réponse, rédaction des messages organiques, archivage);
- suivi des échéances (rappels auprès des unités ou officiers adjoints concernés);
- élaborer les projets de correspondance ne nécessitant pas un éclairage factuel ou l’appréciation des échelons subordonnés;
- organisation des réunions commandement: planification, préparation, réservation, suivi des participants;
- rédaction des procès-verbaux de réunion et de séance des commissions de participation;
- relecture, mise en forme et diffusion des notes internes du commandement;
- suivi des messages EVENGRAVE, des ITT, notamment au titre de la protection fonctionnelle;
- gestion des salles collaboratives;
- préparation des entretiens d’autorités extérieures (fonds de dossiers, CV);
- envoi des synthèses «réunion de sécurité»;
- mise à jour des subdélégations de signature;
- suivi de l’ensemble des dossiers «inspections annoncées» (élaboration projet NDS, réception des notes IA des CGD, EDSR, PGHM, présentation des rapports à la signature);
- pavoisement du bâtiment (assuré à défaut par le CORG);
- supervision des signataires (à l’exception des dossiers RH);
- organisation des cérémonies (prises de commandement, hommage aux morts de la GN, etc.) - gestion des invitations.

Liées à la communication :
- suivi de la presse et des actualités de la gendarmerie et du département;
- mise à jour régulière du listing des différentes autorités du département;
- points de contact du réseau des correspondants en liaison avec le C2 et l’OAC (presse, écoles, etc.);
- alimentation des réseaux sociaux institutionnels (en lien avec l’OAC).

Votre environnement professionnel :

Activité du service

Assurer le soutien du groupement de gendarmerie départementale des Pyrénées-Atlantiques.
Horaires spécifiques et quotidiens d’emploi au sein du service:
- permanence de 07h45 à 08h00 et de 18h00 à 18h45.

Composition et effectifs du service

1 civil – Chef secrétaire.
1 militaire du CSTAGN – Adjoint au chef secrétaire.
1 militaire SOG – chargé d’escorte.
1 militaire SOG - Conseiller de concertation 2ème niveau (suppléant chargé d’escorte).

Liaisons hiérarchiques

Colonel commandant le groupement.
Colonel commandant en second le groupement et supérieur hiérarchique direct de l’agent.
Lieutenant-colonel, officier adjoint commandement.

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de l’état-major du groupement.
Tous services de l’état-major de la région de gendarmerie Nouvelle-Aquitaine.