Assistant(e) de direction (h/f) - commune de marseille

Référence CSP: O013251/024000762
Contexte

La Mairie des 2e et 3e arrondissements est un territoire en évolution démographique constante. Situé dans le périmètre d'Euroméditerranée, le secteur connaît depuis les années 90 des transformations urbaines et sociologiques majeures qui font l'essor de ce secteur.

La Mairie de secteur compte 7 services et dispose de 8 centres d'animations et de loisirs qu'elle met à disposition pour accueillir ses administrés.

Rattaché(e) à la Direction Générale des Services et placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS), vous apporterez un appui administratif et organisationnel essentiel au bon fonctionnement de la direction, en veillant à la coordination des informations internes et externes et au suivi rigoureux des dossiers.

Votre rôle consistera à:

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires;
* Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes et e-mails, ainsi que traiter l'ensemble du courrier entrant et sortant (papier et électronique);
* Gérer la circulation et la traçabilité des informations internes et externes;
* Garantir le bon fonctionnement des circuits de signature et le respect des échéances;
* Suivre les dossiers transversaux (projets, événements, actions en cours);
* Coordonner la communication entre la Direction Générale et les services municipaux;
* Veiller aux échéances, et participer sur demande du Directeur à des missions spécifiques;
* Apporter un appui ponctuel aux services lors des pics d'activité.

* Gérer les stocks et achats de fournitures de bureau (Bureau Vallée, Xerox);

* Assurer le suivi administratif du parc automobile (attestations, amendes, contrôles techniques...);
* Rédiger et suivre les conventions d'occupation des parcs, jardins et locaux municipaux (associations, tournages, réunions, élections...);
* Suivre les demandes et rédaction des conventions pour l'occupation ponctuelle de la mairie de secteur (tournages, élections ou réunions);
* Appuyer l'assistante en charge du Conseil d'arrondissement et contribuer au budget participatif.


Vos avantages

* Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
* Possibilité de télétravail, selon le cadre défini au sein de la DGS
* Avantages sociaux attractifs : tickets restaurant, comité d'action sociale, participation à la mutuelle et aux frais de transport, primes etc.