Seni - assistant / assistante d'exploitation nettoyage de locaux (h/f)

MISSION PRINCIPALE :
Elément central de l'établissement, l'assistant(e) d'établissement assure, au travers de sa polyvalence (gestion commerciale, gestion du personnel et gestion administrative) son bon fonctionnement.
ACTIVITES ET TACHES :
L'assistant(e) d'établissement prendra en main dans un premier temps les missions ci-dessous :
Gestion commerciale :

Saisie des bons de commande
Rédaction des documents commerciaux (devis)
Création et gestion des dossiers clients
Gestion de la facturation (envoi des factures, édition des avoirs)
Suivi des réclamations clients

Exploitation :

Réception, transmission et validation des bons de travaux
Relance client pour l'obtention des bons de travaux
Traitement des litiges liés aux bons de travaux
Réception et validation de commandes avant transmission aux Animateurs de secteur

Gestion administrative :

Gestion du standard téléphonique
Accueil physique des visiteurs
Gestion du courrier
Classement et archivage

Dans un second temps, l'assistant(e) d'établissement sera également en gestion de missions ci-après :
Gestion du personnel :

Réalisation des formalités d'embauche (DPAE, vérification et authentification des autorisations des salariés étrangers, constitution des dossiers, planification des visites médicales d'embauche, gestion de la mutuelle)
Tenue et mise à jour des dossiers du personnel
Enregistrement et suivi des déclaration d'accident de travail
Réalisation des attestations de salaire consécutifs aux arrêts de travail
Saisie des contrats de travail et avenants
Suivi quotidien des plannings des salariés opérationnels (absences, CP, maladie, etc)
Gestion des échéanciers (renouvellement des CDD, planification VM de reprise/de suivi, renouvellement des titres de séjours, etc)
Saisie des préparations de paie
Rédaction de courriers de notification simple (suspension de contrat de travail, accusé de réception de départ en maternité, etc)
Rédaction de courriers disciplinaire de premier niveau et suivi des sanctions disciplinaires

Transfert et reprise conventionnel de personnel

Préparation des dossiers salariés dans le cadre des transferts A7
Analyse des dossiers salariés dans le cadre des reprises A7
Rédaction des contrats de reprises A7
Gestion des problématiques liées aux transferts et reprises conventionnelles de personnel en lien avec le service RH

Compétences métiers :

Maitrise de des outils bureautique (Word, Excel)
Maitrise des outils liés à l'exploitation (divers logiciels internes)
Connaissances en facturation
Connaissances en paie
Connaissances en gestion administrative du personnel

Compétences comportementales :

Rigueur
Réactivité
Sens de l'organisation
Bon relationnel
Discrétion

Prérogatives vis-à-vis de la société :

Appliquer les procédures établies
Faire preuve de confidentialité
Respecter les délais impartis

Prérogatives vis-à-vis des clients :

Faire preuve de courtoisie
Respecter les engagements contractuels