Mission Principale:
Soutenir le Responsable Régional du Service Client dans la gestion et l’optimisation du processus de facturation Tiers Payant des patients (public/privé), en garantissant conformité, qualité et performance. Contribuer au développement stratégique de Merlin Hub et collaborer efficacement avec les équipes internes et les partenaires externes.
Missions et responsabilités:
Coordination:
1. Coordonne la transmission et le traitement des demandes entre tous les acteurs : clients internes, développeur informatique, fournisseur du logiciel Sesam Vitale utilisé pour les transmissions électroniques des fiches de santé, et le sous-traitant (BPO) chargé de la facturation et du recouvrement/rapprochement des paiements
2. Participe à la Revue d'activité mensuelle avec le Responsable du service client, le Responsable de l'unité commerciale, le Développeur de solutions E-Santé, le Responsable comptabilité, le Contrôleur financier, le sous-traitant BPO, afin de rendre compte des progrès, des difficultés rencontrées, des actions convenues, etc.
3. Fournit les éléments au Responsable Régional du Service Client pour estimer les coûts financiers et le budget de l’activité.
4. Prépare un rapport mensuel analysant les facturations passées sur le mois, les facturations en attente, les encours de dossiers complets non encore traités, les dossiers incomplets nécessitant une prescription médicale, et transmet ces éléments aux parties prenantes afin de permettre la comptabilisation des revenus.
Merlin HUB Web platform:
5. Maintient les données de base sur MERLIN HUB afin de fiabiliser les données patient et faciliter une facturation rapide : activation des accès, création/modification des clients et des prescripteurs, mise à jour des numéros FINESS/AM des clients, chargement des données patient de Merlin.net.
6. Contribue à l'amélioration de la plateforme web MERLIN HUB en identifiant et en testant les nouveaux développements, les bugs ou les problèmes afin de les résoudre rapidement.
7. Extraie des rapports de la plateforme web MERLIN HUB pour vérifier l'exactitude des donnée, et pilote l'activité de facturation en mesurant sa progression.
Logiciel de Facturation Sesam Vitale (LOL-AVEHO):
8. Gestion des accès.
9. Maintient les nouveaux clients et les nouveaux produits
10. Assure l'évolution du programme d'interface (API) avec Merlin HUB afin d'automatiser la synchronisation des dossiers patients entre les deux logiciels
11. Génère des rapports pour vérifier l'exactitude des données et suivre l'activité de facturation
Supervise le travail du sous-traitant en charge de la facturation (BPO):
12. Supervise l'exécution par le BPO de la facturation, du recouvrement et du rapprochement des paiements : partage les priorités, les objectifs et le plan d'action, discussion des besoins en personnel ou organisation.
13. Contrôle l'efficacité et l'exactitude de l'ensemble du processus, depuis la collecte des ordonnances et la mise à jour des dossiers patients jusqu'à la synchronisation entre MERLIN HUB et le logiciel de facturation LOL, en passant par la facturation et le rapprochement.
14. Analyse les indicateurs de Performance fournis par le BPO.
15. Fournit un retour d'information au BPO sur ses performances afin de convenir d'améliorations et d'un plan d'actions correctives au besoin.
16. Procède de manière aléatoire à des contrôles d'audit interne.
17. S'assure que tous les membres de l'équipe du BPO sont formés (preuves de formation).
Qualité:
18. Crée, met à jour, archive et améliore en permanence toutes les procédures documentées nécessaires au processus global de facturation médicale des patients, afin d'être conforme au système qualité d'ABBOTT, à la législation applicable et aux auditeurs internes d'Abbott.
19. Apporte son soutien aux initiatives de l'entreprise identifiées par la direction et contribuant à la mise en œuvre des systèmes de gestion de la qualité (SGQ), des systèmes de gestion environnementale (SGE), de la protection des données privées et des autres exigences règlementaires.
Profil recherché
20. Diplôme d'études supérieures ou équivalent requis
21. Expérience (5 ans minimum) en facturation Tiers Payant des patients avec une connaissance complète des flux de transmission des feuilles de santé électroniques à l'assurance maladie publique, aux compagnies d'assurance privées, au logiciel de facturation Sesam Vitale (idéalement LOL), au traitement des rejets de feuilles de soins, au recouvrement des paiements et au rapprochement bancaire.
22. Idéalement première expérience de supervision d’un service ou sous-traitant spécialisé dans la facturation des patients en Tiers Payant.
23. Anglais professionnel courant.
24. Bonne maitrise de Microsoft office et expert dans la réalisation d’analyses sur Excel.
25. Autonomie, capacité à prendre des initiatives, intelligence situationnelle pour la prise de décision, orientation Client, capacité à travailler efficacement en équipe dans un environnement dynamique et changeant
26. Sens de l’organisation, résistance au Stress et respect des échéances
27. Capacité à travailler dans un environnement en matrice croisée et multiples
28. La connaissance de SAP est un atout
29. Déplacements : 10 % du temps (visite au BPO)
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