O Secrétariat (Administration générale)
- Accueil à la société, accueil téléphonique - Gestion du courrier (poste, diffusion, archivage)
- Traitement des boites mails génériques
- Reporting de la MO code barre production
- Diverses tâches administratives : classement, fournitures de bureau, pharmacie, ...
o Commandes (ADV)
- Saisie des commandes et Création + suivi des revues de contrats des produits récurrents
- Extraction des informations sur les portails clients de son portefeuille de clientèle
- Envoi des ARC par mail ou portail client - Envoi des ARC de lecture
- Répondre aux demandes d'évolution des commandes des clients et adresser aux différents services d'ATAB en cas de besoin pour support de traitement
- Répondre aux demandes raisonnables d'information des clients sur les productions en cours
- Facturation, enregistrement sur le portail factor, transfert de la facturation vers le logiciel comptable
o Achats
- Enregistrement des ARC fournisseurs
L'assistante administrative est responsable de la conformité des revues de contrat qui lui sont attribuées. Elle suit les procédures établies pour le contrôle et la validation des commandes. Elle connait les spécificités de chaque client de son portefeuille en termes de délais et d'exigences administratives.
- Connaissances Théoriques et pratiques :
Exigences clients, connaissance générale des outils informatiques internes (Excel, Word, GCSP,...), connaissances générales des processus de fabrication Savoirs-être : Organisation, esprit critique et d'analyse, rigueur, respect et savoir vivre, travail en équipe, goût du challenge et de l'excellence, passion du client, transparence.
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