Assistant(e) administratif(ve)

À propos de nous

Fondé à Paris en 1920, Gide est, avec ses 10 bureaux dans le monde, le premier cabinet d’avocats français international.

Le cabinet est présent en Europe, Asie, Amérique du Nord, Afrique et met au service de ses clients sa parfaite connaissance des marchés locaux, son expertise régionale et les ressources d’un cabinet international.

Le cabinet rassemble 500 avocats de 35 nationalités différentes, reconnus parmi les meilleurs spécialistes de chacune des branches du droit national et international de la finance et des affaires.


Mission

CDD de 6 mois à pourvoir à partir de septembre 2025 (renouvelable)

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, l'Assistant(e) administratif(ve) est en charge de la gestion administrative d’environ 500 avocats.

Principales missions :

Gestion Administrative :

* On-boarding : organisation des entretiens d’embauche, préparation des contrats et avenants, accueil des nouveaux arrivants, organisation des réunions d’intégration

* Off-boarding : suivi de la procédure de sortie, organisation des entretiens de départ

* Constitution et mise à jour des dossiers personnels des avocats

* Assistance quotidienne des avocats dans les démarches liées à leur activité professionnelle : rédaction des attestations d’emploi, suivi des notes de frais des avocats de nos bureaux internationaux

* Suivi des absences maladie, repos rémunérés et congés maternité / paternité

* Être le garant de la bonne application des procédures internes liées aux collaborateurs, s’assurer de l'efficacité et de la rigueur des process en matière d'administration du personnel

* Contacts avec le Barreau

* Assistance à l’organisation des Assemblées Générales des Associés

Base de données RH :

* Assurer l’exhaustivité et la fiabilité des données RH sur l’ensemble de nos outils

Honoraires :

* Assistance à la préparation des honoraires des avocats

* Suivi des EVP

* Suivi des paiements des cotisations d’assurance et des appels de cotisations relatifs aux assurances (mutuelle, CFE, etc.)

* Contrôle et relance sur la saisie des temps en lien avec le Contrôle Interne


Profil

Diplômes et expérience :

* Formation bac+2 (spécialisation RH appréciée)

* Expérience professionnelle dans le domaine de l'administration du personnel au sein d'une Direction des Ressources Humaines dans des environnements exigeants (cabinet d'avocats, cabinet de conseil…)

Compétences requises :

* Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et bases de données

* Anglais opérationnel

* Capacités d’organisation et gestion des priorités

* Réactivité, rigueur, discrétion et sens de la confidentialité

* Bon relationnel, diplomatie et sens du service