Vos missions en quelques mots - Accueil physique et téléphonique ; - Secrétariat et gestion administrative du Département. 1. Accueil et orientation du public • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et collaborateurs ; • Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs vers les services compétents. 2. Secrétariat et gestion administrative du Département • Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous ; • Gérer le courrier entrant et sortant ; • Rédiger des courriers, notes et documents administratifs ; • Participer à la préparation des délibérations ; • Suivre les demandes d’interventions (services techniques, informatique…) ; • Gérer la logistique du service (fournitures, matériel, véhicules, ordres de mission) ; • Organiser les réunions (réservation, préparation des dossiers, comptes rendus) ; • Assurer le suivi des échéances administratives ; • Contribuer à la mise à jour du site internet et au suivi du RGPD. 3. Gestion de l’archivage • Assurer l’archivage et le classement de documents du Département. 4. Instruction de dossiers administratifs • Instruire les certificats d’urbanisme de simple information ; • Traiter les déclarations d’intention d’aliéner (DIA) ; • Gérer les demandes d’alignement, de numérotage et les questionnaires environnementaux. 5. Suivi des opérations de voirie et d’adressage • Suivre les opérations d’alignement et de dénomination des voies ; • Organiser et suivre les rendez-vous sur site ; • Gérer le numérotage des voies et alimenter la Base d’Adresse Locale ; • Proposer et suivre les dénominations de voies. 6. Appui administratif aux différentes compétences du Département • Enregistrer les dossiers d’instruction (droit des sols, enseignes et publicité) ; • Suivre l’affichage des arrêtés ; • Assurer le suivi des taxes foncières ; • Préparer la Commission Communale des Impôts Directs ; • Participer au suivi de la gestion des biens immobiliers et des conventions. Ces missions et activités sont évolutives en fonction des besoins de la Collectivité. Profil recherché Savoirs (connaissances théoriques) - Connaissance de la réglementation en urbanisme ; - Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. Savoir-faire (compétences pratiques) - Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers ; - Capacités rédactionnelles ; - Gestion administrative et organisation du travail. Savoir-être (qualités personnelles) - Très bon relationnel et sens du travail en équipe ; - Rigueur, organisation et capacité à rendre compte ; - Capacité d’adaptation et sens de l’initiative ; - Discrétion, loyauté et impartialité ; - Sens du service public.
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