Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la Direction de l'Appui Institutionnel, le pôle rédaction supervise, organise et coordonne les activités du service, et est en charge du contrôle du traitement et du suivi des courriers des administrés ne relevant pas de la compétence des services opérationnels.
Vous serez en charge de la réception, du traitement et du suivi des demandes écrites des administrés, du recueil, de l'exploitation et du traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, ainsi que de la rédaction de courriers de réponse.
Vos missions principales seront :
* La gestion dématérialisée des courriers :
- vous utiliserez des outils rédactionnels automatisés voire d'IA générative,
- vous suivrez et utiliserez via logiciel de traitement des courriers.
* La réception et l'analyse des demandes formulées dans les courriers adressés aux collectivités ou l'exécutif :
- vous recueillerez des informations auprès des directions municipales, du CCAS et métropolitaines,ainsi qu'auprès des organismes extérieurs 'Conseil Départemental, Préfecture, Police Nationale, etc...) pour le traitement des dossiers.
* La réponse à des courriers de particuliers :
- vous rédigerez des courriers de réponses adressés aux particuliers ayant sollicité la collectivité et ses représentants : préparation de lettres types ou adaptées selon la demande du requérant, transcription à votre hiérarchie pour validation préalable, puis envoi en signature,
- vous transmettrez aux services concernés des demandes d'emplois, de logements, d'admissions en crèche, de dérogation scolaires des administrés, des associations, etc...
* La rédaction de notes, courriers et documents synthétiques :
- vous rédigerez en réponse à des demandes d'interventions des direction métropolitaines ou municipales, ainsi que des partenaires institutionnels,
- vous rédigerez en vue d'obtenir des informations sur les actions engagées.
* L'élaboration et/ou la gestion des fichiers de publipostage pour l'envoi de courriers.
* La saisine et la mise à jour des bases de données.
* La réalisation de documents synthétiques en vue d'informer votre hiérarchie et l'exécutif sur l'état d'avancement des dossiers.
* Le renseignement téléphonique des interlocuteurs sur leurs dossiers et/ou la réorientation vers les services compétents.
* La reprographie, le classement et l'archivage de documents/dossiers.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 5
- Accès Tramway T1 : Arrêt "Opéra Vieille-Ville"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON
- Temps partiel possible : NON
- Travail en open-space : OUI
- Accessibilité PMR : OUI
- Télétravail : NON
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste s'adresse à un agent titulaire de catégorie B ou C de la filière administrative.
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac en droit public ou gestion des collectivités territoriales.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité, et ses partenaires institutionnels,
- vous savez produire des documents de synthèse et les faire évoluer,
- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- vous savez travailler en équipe,
- vous savez respecter la confidentialité d'informations traitées ou connues.
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