Secrétaire médical(e)-ophtalmologie - h/f

Description entreprise :
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

Soigner
Former
Chercher

Description du poste :
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

- Tenue à jour du dossier patient

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

- Connaissance de la bureautique

- Connaissance de l'environnement médical




Les activités spécifiques au poste :

- Gestion des agendas du chirurgien, spécialiste de la Cornée et des consultations qui s'y rattachent (prise de rendez-vous, planification des opérations et des rendez-vous post opératoire, …)

- Gestion de commande et de validation de Greffons cornéens auprès des différentes Banques de Cornées (Lyon, St Etienne et Marseille).

- Attribution des greffons cornéens puis validation par le Médecin Référent.

- Programmation des greffes de cornées et gestion du suivi administratif post opératoire en réseau National.

- Commande de médicaments à autorisation temporaire d'utilisation (ATU) en lien avec la pharmacie du CHU et les différents laboratoires.

Gestion des agendas du chirurgien (prise de RDV, programmation des interventions)

- Participation à la réception des appels téléphoniques d'ophtalmologie en fonction des plages horaires dédiées dans un bureau spécifique pour cette fonction.

- Remplacement des agents d'accueil au bureau des entrées décentralisées en ophtalmologie selon les besoins du service.

- Travail en binôme avec une secrétaire dédiée et être capable de palier aux plus urgents lors de son absence.

Profil recherché :
Compétences en informatique : Logiciels DRDV, Outlook, Word, Excel, Internet, SWAP, Softalmo, Easily, Pastel.
- Etre capable de s'adapter à une charge de travail fluctuante. Savoir prioriser les tâches.
Travail en autonomie et en relation avec de multiples interlocuteurs.
Savoir accueillir, interroger et diriger les patients.
Adaptation permanente (changement des internes tous les six mois).
Esprit d'équipe et d'initiative
Empathie, discrétion, adaptabilité et souplesse
Qualités relationnelles et sens de la communication
Sens des responsabilités
Rigueur et organisation dans son travail
Esprit d'analyse et de synthèse