Assistant de direction (h/f)

Pres société


La Délégation Générale à la Transition Ecologique (DGTE) a été créée en avril 2024. Elle a notamment pour objectif de répondre à la première ligne du projet managérial de la collectivité “ se recentrer sur l’objectif de transition écologique”.

A cette fin, la DGTE a été positionnée dans l’organigramme auprès du Directeur Général des Services, en transversalité avec l’ensemble des 4 Directions Générales Adjointes (DGA).

Aussi le poste d’assistant de direction est en interface avec les nombreuses DGA et directions de la collectivité avec lesquelles la Délégation Générale à la Transition Ecologique travaille au quotidien, et en relation avec les partenaires externes et les élus Ville et Métropole.

Cette fonction vise également à fluidifier la circulation de l’information entre les agents, répondre aux sollicitations des usagers et à accompagner la dynamique projets existant au sein de la Délégation. L’assistant agit en ce sens en partenariat étroit avec la Déléguée Générale, les 3 services de la délégation et les chargés de projets.

Le poste est placé sous l’autorité de la Déléguée Générale à la Transition Ecologique.


Missions

Missions :

* Effectuer le suivi administratif et le secrétariat de la délégation :
o Gérer le courrier de la délégation (DGTE + SPL Orléans Energies) – veiller aux délais de réponse, suivre les annotations sur les courriers – répondre aux courriers non complexes ou liés à des demandes récurrentes, suivre les signatures (élus notamment) via les outils internes.
o Effectuer l'accueil téléphonique de la délégation / filtrer les appels
o Gérer les boîtes mails DGTE et Transition
o Coordonner et suivre les instances (Ville et ORMET) en lien avec les services d’appui (vie institutionnelle, service d’appui et ressource de la DGA) : effectuer le suivi des délibérations de la DGTE, des modifications, des délibérations exécutoires (affectation et classement), suivre les signatures et notifications des conventions et certaines subventions. Faire le suivi d’outils administratifs internes aux services de la DGTE
o Effectuer le suivi de l'agenda de la Déléguée Générale à la Transition Ecologique – préparer les dossiers et logistiques des RDV, organiser les RDV en cas de montage complexe (élus, partenaires, salle, prestations logistiques, intervenants, liens avec la facilitation, bons de commande …).
o Gérer les RDV impliquant les élus en lien avec la DGTE ou leurs secrétariats (8 élus) : agenda, ordres de mission, remboursement de frais, lien avec le cabinet de l’exécutif
o Organiser les réunions DGTE : bilatérales, réunion d’équipe, CODIR DGTE (prépa des ODJ en lien avec les managers), Séminaire DGTE (1 à 2 par an – logistique), …
o Communiquer sur les outils collaboratifs : participer aux GT internes Valeurs et Collaboratif (MO365 – réorganisation des serveurs), alimenter quotidiennement en infos sous TEAMS (budgets, formation, actualité, …)
o Effectuer la gestion administrative des subventions attribuées par les deux collectivités (biodiversité principalement) : en lien avec les services pour avis technique et délibération, faire le suivi administratif de la demande de subvention mis à jour régulièrement sur le portail dédié.
* Apporter un appui à la Déléguée Générale à la Transition Ecologique, aux managers de la DGTE et aux chargés de projets :

o Effectuer le suivi administratif et logistique de certains dossiers majeurs confiés par la DGTE : RADD VO et ORMET, apporter un appui sur certains évènements grand public, participer activement aux exercices crises (logistique, coordination des assistances de direction, participer au poste de commandement au secrétariat), secrétariat de la chefferie d’établissement ESM (compte-rendu, formations annuelles, …)

o Réaliser du mailing, e-mailing et phoning pour les chefs de projets

o Préparer les réunions : finaliser les supports, impressions, diffusions, veiller à la cohérence des montages de réunions

o Dossiers sécheresse : suivre les demandes Catastrophes Naturelles (CATNAT) des habitants, mettre à jour le tableau de suivi, envoyer des courriers d’information aux sinistrés.

* Missions complémentaires :
o Administration du personnel de la DGTE : gérer les ordres de mission, notes de frais, congés sous INCOVAR et formation sous INSER des agents rattachés à la Déléguée Générale et planning visant la continuité de service,
o RH : accueillir les nouveaux agents et stagiaires (préparation logistique, mobilier, informatique, administratif en lien avec DGTE, manager et RH).
o Faire l'administratif par intérim pour les assistantes de DGA (ligne téléphonique)
o Comptabilité : suivre sous le logiciel les bons de commande (DGTE + SPL Orléans énergies)

Spécificités du poste

Temps de travail : 39h

Lieu de travail : Espace Saint Marc, Orléans


Compétences techniques attendues
* Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
* Maîtriser les règles et principes de la rédaction des documents administratifs
* Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe
* Maîtriser les outils bureautiques et certains logiciels métiers, être apte à la maîtrise de nouveaux logiciels
* Connaître les techniques de communication et l’animation
* Disposer de capacités rédactionnelles
* Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Savoir informer et renseigner les agents, partenaires et usagers
* Savoir rendre compte à sa hiérarchie
* Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
* Être apte à transmettre des savoirs et techniques
* Savoir s’exprimer clairement et adapter son discours en fonction du public
* Savoir anticiper

Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être
* Être organisé
* Être réactif
* Disposer de qualités relationnelles
* Faire preuve de rigueur et de discrétion
* Avoir le sens du service public
* Avoir le sens des responsabilités
* Être force de proposition
* Avoir l’esprit d’initiative