Assistant(e) de gestion - formation (h/f)

« Assistant(e) de gestion - formation »

CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activité, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous proposons un poste d'Assistant(e) de Gestion / Formation. Le poste est axé sur l'administration de formation inter te intra entreprise (formations certifiantes et cycles courts).

Mission :
En tant que d'Assistant(e) de Gestion / Formation au sein de notre organisme, vos missions s'articuleront autour tes taches suivantes :

- Gérer et organiser administrativement les formations inter et intra entreprise
- Réunir les éléments nécessaires à la constitution de l'action de formation
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des apprenants et intervenants avec les pièces s'y afférant (dossiers de candidature, prise en charge OPCO, .)
- Accompagner les apprenants tout au long de leur cursus y compris soutenance et diplomation
- Etablir les convocations, conventions de formation, attestations de présence, évaluation
- Interface avec les intervenants : établir les contrats, coordonner des dates d'intervention
- Préparer les documents nécessaires à la facturation
- Mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, bases de données) ERP
- Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation
- Gestion des supports de cours (plateforme, reprographie.), notes, planning, réservation des salles
- Compléter le système de rémunération des intervenants
- Contribuer à l'amélioration des process administratifs et qualité
- Accueillir les participants et intervenants (y compris gestion de la restauration)
- Etablir des commandes fournisseurs
- Compléter les fiches fournisseurs pour les nouveaux clients
- Gérer la création et mise à jour des dossiers intervenants (Vacataires, honoraires, etc)
- Contrôler la recevabilité d'une inscription et les avis de prise en charge/bons de commande en collaboration avec le chargé d'affaire
- Suivre et relancer les clients sur les avis de prise en charge/bons de commande manquants, et alimenter le fichier de relances en fonction des retours.
- Participer à la mise à jour du CRM

Profil et expérience:
- Titulaire d'un Bac+2/3 avec au moins 3 années d'expérience sur un poste équivalent.
- Bonnes qualités rédactionnelles, esprit de synthèse et d'analyse requis
Sens du service aux étudiants et aux enseignants
Organisation, rigueur, autonomie, dynamisme, polyvalence
Qualités relationnelles, esprit d'équipe, discrétion
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
Maîtrise de la messagerie électronique (Outlook

Compétences :
- Connaissance et pratique régulière d'un ERP
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Sens du service aux étudiants et aux enseignants
- Organisation
- Rigueur
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie électronique (Outlook)

Poste :
CDI à temps plein.
Statut non-cadre.
Rémunération fixe : selon profil et expérience

Lieu de travail :
Poste basé sur le Campus de Gif/Yvette (91). Déplacements ponctuels à prévoir sur le site de formation parisien

Avantages :
- Mutuelle prise en charge à 100% employeur
- 8 RTT/an
- 6 semaines de congés payés
- Intéressement
- Accès aux activités sportives et culturelles du Campus à tarif préférentiel
- Accès au Restaurants Universitaires du Campus
-2 jours de télétravail après validation de la période d'essai
Date d'embauche : immédiat

Dans le cadre de notre Politique RSE, les candidatures des personnes RQTH sont étudiées en priorité.
Nos locaux et parkings sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Pour postuler : Responsable RH rh.exed@centralesupelec.fr