Secrétaire de direction h/f – ime rosny

Le poste


Missions :

Finalité du poste :

Vous assurez les travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement des services spécialisés du dispositif enfance.
Vous contribuez activement à l’organisation logistique et administrative dans le respect des procédures internes, des obligations réglementaires du secteur médico-social et dans un environnement informatisé.

Principales missions :

•Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles et partenaires.
•Gérer et coordonner les rendez-vous.
•Planifier les réceptions de commandes et les relations avec les fournisseurs.
•Préparer les parapheurs et assurer le dispatching des correspondances.
•Rédiger, corriger et mettre en forme les courriers.
•Gérer les différentes boîtes mails du service.
•Participer à la mise en œuvre efficiente des outils et dispositifs réglementaires.
•Appliquer, en collaboration avec l’assistante de service social, la procédure de suivi des admissions.
•Tenir à jour la liste d’admissibilité.
•Assurer le lien avec les assistantes sociales pour la préparation des documents destinés à la commission d’évaluation des besoins.
•Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées.
•Constituer, mettre à jour et conserver les dossiers conformément à la réglementation.
•Assurer la communication interne.
•Assurer le suivi des convocations et archivages des rendus compte des réunions des représentants de proximité.


Présentation de l’établissement :

L’IME de Rosny contribue à cette action au sein de ses sections :

IMP –IMPRO 68 places, reçoit des enfants et adolescents de 3 à 20 ans, déficients intellectuels légers à profonds, avec ou sans troubles associés, à l’exception de troubles majeurs du spectre autistique :
Eglantine, 12 places, accueille des enfants et adolescents polyhandicapés, 1 unité 3 à 14 ans et 1 unité 14 à 20 ans.
Le Soleil d’Or, 19 places, service accueillant des adolescents âgés de 12 à 20 ans, présentant des troubles du spectre autistique.
Le SESSAD (Service d’Education Spécialisée et des Soins à Domicile), 60 places, pour des enfants et adolescents âgés de 3 à 20 ans, atteints de déficience intellectuelle et présentant des difficultés d’intégration scolaire et/ou sociale.


Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 200 structures en gestion directe employant 5000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

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Profil


Diplômes / Autres critères :

•Formation Bac professionnel à Bac +2 (type gestion administrative, secrétariat, ou équivalent).
•Sens aigu de l’organisation et grande rigueur.
•Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
•Intérêt marqué pour le secteur médico-social.
•Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives.
•Aisance relationnelle et qualités de communication.
•Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Excel (reporting, tableaux de suivi).


Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

* Adaptabilité
Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles
* Dynamisme
Capacité à agir avec allant et énergie
* Esprit d'équipe
Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités
* Rigueur
Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude
* Sens de l'organisation
Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints
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