Agent de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Statutaire Descriptif de l'emploi Au sein du pôle administration et ressources partagées et sous l’autorité du responsable administratif et financier, l’agent de gestion administratif effectue des missions d’appui administratifs auprès de différents services du pôle et en transversalité avec la coordinatrice des projets DEMOS/PASSERELLE. Missions / conditions d'exercice 1. Appui à la gestion administrative et financière du conservatoire

- Assister la coordinatrice des projets DEMOS / PASSERELLE portés par le Conservatoire dans la gestion administra-tive et RH des projets,
- Établir les contrats de vacations et avenants, service fait et attestation pôle emploi à la fin des contrats pour les ateliers pédagogiques et/ou rassemblements DEMOS,
- Établir les déclarations uniques d’embauche (DPAE) des contrats intermittents via le GUSO ainsi que les contrats à durée déterminée d’usage (CDDU) en cas de besoin, pour les rassemblements/concert DEMOS,
- Établir les déclarations uniques et simplifiées (DUS) sur le GUSO après chaque rassemblement / concerts à l’aide des tableaux d’heures réalisées fournis par les coordinatrices(eurs) de projets,
- Etablir les attestations pôle emploi des intermittents après chaque rassemblement et/ou concert.
- Assurer un appui au pôle administratif et financier du conservatoire dans tous les dossiers liés à l’administration du conservatoire (droits de scolarité, convention d’occupation du domaine public, académie d’été, stages...).

2. Apporter un appui administratif à la régie du parc instruments /événements et logistique

- Saisir et/ou compléter les fiches instruments dans le logiciel métier en vue des attributions d’instrument et afin d’établir les contrats de locations et/ou restitution d’instruments en lien avec les professeurs et la chargée de gestion administrative et financière,
- Mettre à jour les fiches d’instruments lorsque des réparations ont été effectuées par le régisseur,
- Gérer la mise à jour de l’inventaire du parc instruments et l’épurement de la base de données instruments dans le logiciel métier,
- Participer à l’inventaire des biens physiques (tenue de tableaux de bord, édition et mise en place étiquettes…),
- Appui à la gestion administrative des régies selon les besoins (bons de sorties de matériel, autorisation d’accès…),

3. Appui aux événements, préparation logistique et action de communication (interne / externe)

- Aider à faire l’inventaire des besoins afin d’établir les demandes d’achats avec les référents des projets (rassemblements, concerts, parc instrumental DEMOS…)
- Aider les référents à la préparation logistique : achats, préparation du petit équipement (gobelets, cafetières…), réservation des transports…
- Aider à la gestion des billets en ligne pour les rassemblements / concerts.
- Répondre aux besoins de service concernant les actions culturelles et/ou de communication, interne/externe, du conservatoire (accueil du public, billetterie, mise en place de la signalétique…), Profils recherchés Profil recherché :
- Bac + 2 avec expérience souhaitée,
- Maîtrise des outils bureautiques courants et outils partagés,
- Connaissance des collectivités locales, et/ou du milieu culturel / événementiel serait un plus,
- Autonomie et rigueur,
- Sens de l’organisation pour l’atteinte d’objectifs communs dans le respect des délais,
- Adaptabilité et disponibilité,
- Sens du travail en équipe et des relations humaines,
- Discrétion et réserve personnelle

Conditions d’exercice :

- Conservatoire - place Carli 13001 Marseille et ses annexes
- Déplacements occasionnels sur les différentes entités et les organismes
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
- Travail en soirée et week-end : occasionnel.
- Tickets restaurants
- Participation employeur prévoyance/santé mutuelle
- Participation transport en commun / forfait mobilités durables
- Prestations Sociales CAS (offres locales et tarifs réduits),
- Démarche qualité de vie au travail,
- Possibilité de stationnement au sein de l’établissement.