Agent administratif - vie associative h/f

À propos de nous

Porte d’entrée vers les îles britanniques, point de passage des Anglais vers le continent, Calais (75 000 habitants) jouit d’une accessibilité remarquable liée au trafic maritime, au tunnel sous la Manche, à deux autoroutes et à des liaisons ferroviaires à grande vitesse vers Londres, Paris ou Bruxelles. Cette position géographique exceptionnelle favorise une concentration naturelle de passagers et de marchandises
La Ville multiplie les initiatives pour mettre cette situation géographique à profit. Calais mène ainsi des projets de grande envergure pour créer les conditions favorables d’attractivité économiques, touristiques et culturelles. Son cadre de vie, Calais le renforce aussi en misant sur la reconquête et la valorisation de son patrimoine.
Au quotidien, ce sont plus de 1000 agents qui œuvrent au développement de la collectivité.


Mission

La Ville de Calais recherche son prochain talent… Et si c’était vous ?

Intégrer une collectivité territoriale innovante, où l’humain est le sens même de la mission et la transformation digitale son outil, cela vous tente ?

Missions globales :

Véritable porte d’entrée de la collectivité, l’agent administratif – Vie Associative du service Vie Associative assure la gestion administrative du service, l'accueil et l'accompagnement des usagers et des autres services de la ville.

Activités :

Accueil-Secrétariat :

* Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ;

* Gérer l’administration du service via les différents logiciels métiers ;

Gestion des ressources associatives :

* Organiser des points réguliers avec les associations ;

* Réaliser le bilan des activités associatives et en faire un compte rendu ;

* Mettre en place des plannings, des documents administratifs des salles ;

Presse et Communication :

* Assurer une veille et un suivi quotidien de la presse en intégrant les articles dans les dossiers d’associations ;

* Gérer la communication du service (projets, extranet, logiciels de communication, supports imprimés) ;

* Rédiger et diffuser une brève associative mensuelle ;

Gestion administrative :

* Gérer les répertoires et les fichiers du service ;

* Gérer les ordres de mission et les commandes de fournitures ou de matériels pour les salles municipales et les activités du service ;

* Assurer l’archivage des documents ;

Base de données associatives :

* Contacter les associations actives et veilles afin d’alimenter la base de données ;

* Veiller à la fiabilité et à l’actualisation régulière des informations ;

Axe bénévolat et projets du service :

* Alimenter une plateforme sur le bénévolat en lien avec la responsable de service ;

* Mettre en place des projets ;

* Collaborer avec la coordinatrice et la responsable de service dans les projets transversaux ;

Guid’asso information :

* S’impliquer et participer au réseau (formations, informations, réunions…)


Profil

Vous êtes…

* Titulaire d’un niveau bac/bac+2, vous justifiez d’une première expérience significative dans l’accueil, l’administratif, ou dans le service public sur des missions similaires ;

* Votre sens de la relation à l’usager, votre organisation, votre autonomie, vos qualités relationnelles, d’accueils et d’anticipation ainsi que votre sérieux et votre disponibilité ;

* Vous maitrisez les règles de base d’orthographe, de syntaxe et de grammaire ;

* Vous disposez d’une grande aisance à l’oral ;

* Vous savez vous adapter à des publics variés, avec une communication claire, respectueuse et toujours adaptée au contexte et/ou au profil de la personne accueillie ;

* Vous possédez d’excellentes qualités relationnelles : avenance, écoute, diplomatie, courtoisie, patience, pédagogie ;

* Vous avez la capacité à gérer simultanément l’accueil physique et téléphonique, tout en maintenant une qualité de service optimale ;

* Vous avez le sens des responsabilités et une aptitude certaine à travailler en équipe ;

* Vous arrivez à identifier les priorités et à trouver des solutions rapides et efficaces ;

* Vous êtes rigoureux et réactif dans l’applicatif des procédures et des consignes de sécurité ;

* Vous maitrisez les logiciels de bureautiques (Excel, Word, PowerPoint….)


Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors n’hésitez plus et rejoignez nos équipes.



En résumé…

Poste : Agent Administratif-Vie Associative H/F

Rattachement hiérarchique : Responsable du Service VADL

Secteur de l’entreprise : Collectivité Territoriale

Localité : Calais – 62

Niveau d’études : Bac/Bac+2

Avantages : Régime Indemnitaire, tickets restaurant, participation employeur mutuelle labélisée, participation prévoyance, RTT, prime de fin d’année, prime vacances, chèques vacances, télétravail, caisse des œuvres sociales.

Conditions d’exercice : Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs




Adresser les candidatures avant le 13 Juin 2026

(CV, lettre de motivation, copie du dernier arrêté de position administrative et/ou attestation d’inscription sur liste d’aptitude) à :



Mme le Maire

Service Recrutement

« Agent Administratif – Vie Associative H/F »

Place du Soldat inconnu

CS 30329

62107 Calais cedex

Ou par mail : recrutement@mairie-calais.fr