Chargé(e) des accueils du bâtiment maison du vivre ensemble et de l’assistanat du service animation et scolarité – enfance - jeunesse

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du responsable du service Animation et scolarité – enfance – jeunesse, l’Agent en charge des accueils et de l’assistanat :
-Apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information et d’accueil (Animation et activité festives, évènementiels, et animations Ville, bâtiment MVE),
-Assure les missions liées aux affaires scolaires,
-Assure un renfort administratif au sein du pôle en cas de besoin. Missions / conditions d'exercice ** Assurer le secrétariat du service en charge des animation, activités festives et évènementiels :
- Assurer la préparation et l’organisation logistique des réunions,
- Assister le responsable de service Animations (logistique, etc.),
- Rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (comptes rendus, notes, courriers, etc.),
- Alimenter les tableaux de bords (projets, budgets, rétroplanning, etc.),
- Remplacer les agents administratifs du pôle en cas de besoin (congés, absences, etc.),

** Participer à l’organisation des animations Ville.
- Assurer et suivre des animations programmées,
- Coordonner les actions des différents services,
- Répertorier les matériels et matériaux nécessaires à l’activité,
- Seconder ponctuellement sur les lieux des actions d’animation.

** Assurer les missions liées aux affaires scolaires :
- Inscrire les enfants dans les différentes écoles publiques de la commune,
- Inscrire les enfants à la restauration scolaire et à l’accueil périscolaire,
- Inscrire les enfants au transport scolaire,
- Diffuser les Pass’ Association confectionnés,
- Assurer la mise à jour régulière des tableaux de bord dédiés,
- Diffuser les données statistiques auprès des organismes concernés et à la demande.

** Assurer une mission de recherche documentaire pour l’ensemble du pôle Sport, Animation, Jeunesse et du service Cap Séniors et solidarité.

** Assurer la suppléance de l’agent en charge des publics du bâtiment MVE (absence programmée et imprévue) :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics pour l’ensemble des services présents (Cap Séniors & Solidarité, Scolaire, Sport, Festivités & Évènements),
- Écouter, identifier la demande, informer et orienter vers les professionnels ou partenaires compétents,
- Prendre et transmettre les messages aux services concernés (par mail),
- Accueillir les bénévoles, prestataires, intervenants extérieurs,
- Alimenter les tableaux de bord de fréquentation (accueil physique et téléphonique),
- Gérer les réservations (transport à la demande, animations du service Cap Séniors et solidarités) et mettre à jour le registre des usagers,
- Assurer la gestion du point relais CYCLAD (Distribution de seaux bio et sacs biodéchets, suivi des commandes et livraisons, information aux usagers),
- Renseigner les publics sur les activités locales (Loisirs, sport, santé, culture),
- Assurer la gestion et la mise à jour du panneau d’affichage de la MVE,
- Gérer les distributeurs de dépliants et flyers (Approvisionnement, mise à jour des supports, diffusion des documents d’information auprès du public),
- Surveillance et contrôle des accès du bâtiment MVE.

** Assurer la régie :
-Être régisseur titulaire de la gestion du transport scolaire,
Être régisseur suppléant de la gestion des photocopies, matériels, salles et manifestations culturels, en cas d’indisponibilité du Régisseur titulaire,
-Être mandataire de la gestion des inscriptions au transport à la demande.

** Assurer les engagements budgétaires et leur suivi des animations, activités festives et évènementiels, des Ecole de musique, Médiathèque et Musée, en cas d’absence de l’Assistante polyvalente du Pôle Sport, Animation, Jeunesse :
Formé à l’utilisation du logiciel EKSAE :
-Suivre et contrôler les factures,
-Suivre la consommation des crédits,
-Transmettre les pièces nécessaires au mandatement au service financier,
-Participer à l’élaboration des propositions budgétaires. Profils recherchés Savoirs, savoirs-être, savoirs-faire :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des règles de comptabilités publiques,
- Qualités rédactionnelles : maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
- Maitrise de Word, Excel, PowerPoint et de l’outil informatique en général,
- Maitrise des logiciels Adobe InDesign et d’inscription dédié aux affaires scolaires seraient un plus,
- Techniques de secrétariat,
- Techniques de classement et d’archivage,
- Qualités relationnelles : sens du contact, patience, amabilité,
- Rigueur, organisation,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.