Missions détaillées :
Gestion des réservations clients
L'Agent de Réservation assure la réception et le traitement des demandes de réservation par téléphone, email ou via la plateforme de réservation :
Prendre les réservations et s'assurer que toutes les informations nécessaires sont recueillies (dates, nombre de participants, préférences spécifiques, etc.).
Vérifier la disponibilité des prestations (excursions, hébergements, transports) et informer le client sur les options disponibles.
Confirmer les réservations, envoyer des bons de commande et des informations pertinentes au client (itinéraires, horaires, conditions de vente).
Commercialisation :
Vente de séjour à distance
Assistance et conseil aux clients
Fournit des conseils personnalisés aux clients pour les aider à choisir les activités qui correspondent à leurs attentes :
Répond aux questions concernant les différents types d'excursions ou d'activités disponibles.
Suggérer des combinaisons ou des ajustements d'activités en fonction des besoins spécifiques des clients.
Gérer les demandes spéciales des clients (accès pour personnes à mobilité réduite, repas spéciaux, etc.).
Suivi administratif des réservations
Assure un suivi précis des réservations et met à jour les informations dans le système de gestion de l'agence :
Créer et mettre à jour les fiches de réservation dans le logiciel de gestion.
Contrôler la validité des réservations et des paiements.
Préparer les documents nécessaires pour les équipes terrain (bons de commande, informations clients, détails logistiques).
Coordination avec les équipes internes
L'Agent de Réservation travaille en étroite collaboration avec les autres départements pour garantir une bonne gestion des réservations :
Transmettre les informations nécessaires aux équipes d'opérations (planning, équipes terrain) pour assurer la bonne exécution des réservations.
Coordonner avec le service commercial pour gérer les offres spéciales, les promotions ou les disponibilités.
S'assurer que les demandes de modification ou d'annulation de réservations sont bien traitées et communiquées aux parties concernées.
Gestion des annulations et modifications
L'Agent de Réservation gère également les annulations et modifications des réservations :
Appliquer les politiques d'annulation et de modification en fonction des conditions de vente.
Fournir des informations sur les options disponibles en cas d'annulation ou de changement (remboursements, reports, substitutions).
Suivi de la satisfaction client
S'assure que le client est satisfait de son expérience de réservation :
Assurer un suivi avec les clients après leur réservation pour vérifier leur satisfaction.
Recueillir des retours d'expérience pour contribuer à l'amélioration continue du processus de réservation.
Expérience : Expérience préalable dans un poste similaire en agence de voyage, tour-opérateur ou dans le secteur du tourisme.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office), des logiciels de gestion de réservations et de CRM.
Très bonne maîtrise de l'anglais (obligatoire) ET de l'allemand, la pratique d'autres langues étrangères est un plus.
Excellente capacité d'organisation et de gestion administrative.
Qualités personnelles :
Excellentes compétences relationnelles et sens du service client.
Rigueur, précision et capacité à travailler de manière autonome.
Sens de l'écoute, patience et aptitude à conseiller et guider les clients.
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