Référence CSP: O037240/418000892
Placé(e) sous l'autorité du Responsable du Pôle Technique, l'assistant de gestion administrative (H/F) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle, notamment en prenant en charge les dossiers administratifs, et en assurant l'accueil physique et téléphonique.
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Réceptionne, oriente et transmet les demandes auprès des services concernés, après analyse de ces dernières
- vérifie que la problématique relève de la compétence de la collectivité et le cas échéant oriente vers l'interlocuteur adéquat (vérification des parcelles sur le Cadastre)
- recherche les informations pour répondre aux demandes des usagers
- répond aux demandes des usagers par téléphone, mails ou courriers
Gestion administrative du Pôle
- assure le suivi de la gestion administrative du Pôle
- prend en charge les dossiers confiés par les responsables des services du Pôle Technique
- vise les bons de commande et rapproche les factures
- transmet des documents au parapheur (papier et/ou électronique)
- rédige des courriers
- enregistre les absences des agents du Pôle sur le tableur commun
- rédige et diffuse les arrêtés de permission de voirie et de travaux, assure le lien avec les partenaires concernés
- assure le suivi des travaux réalisés avec le SIEIL, diffusion des informations auprès des riverains et/ou des administrés
- assure le suivi de plannings des vérifications périodiques et de la gestion administrative des ERP
- établit et répond aux demandes de déclarations d'intention de commencement de travaux (DICT)
- assure le suivi des demandes d'intervention des agents du service (DIPS)
- assure la gestion administrative des demandes de subventions des actions relevant du Pôle technique
- rend compte à la hiérarchie et alerte la hiérarchie sur les problématiques rencontrées
Activités ponctuelles
- réceptionne les dépôts de dossiers Urbanisme et suit les demandes de travaux (GMAO) pour relais d'informations, en cas d'absence de la collègue
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
Communes
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