Publiée le 18 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Le poste de chargé d'accueil est central dans une petite mairie d'une commune montagnarde de 1000 habitants. Il constitue un lien direct et privilégié entre l'administration et les administrés. Ce poste est actuellement sur 20 heures hebdomadaires; Mission principale du service : SECRETARIAT GENERAL DE MAIRIE Composition du service (effectif) : - 1 secrétaire générale à temps complet (35 h) - 1 agent catégorie B à temps non complet (32 h) : urbanisme et comptabilité Positionnement du poste : Accueil du public, tâches administratives et état civil sous la responsabilité du secrétaire général APPUI AU SECRETAIRE GENERAL ET AUX ELUS POPULATION : - Tenue des agendas des salles communales et gestion des réservations (usagers et services) - Recensement de la population - Recensement militaire - Tenue à jour du fichier électoral - Veille règlementaire - listing de la population sensible et signalements à l'élu réfèrent - Lien avec la bibliothécaire selon les besoins ETAT-CIVIL : - information au public, transmission INSEE - Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales, avis de mentions - Ouverture et clôture des registres, transmission aux services compétents, reliure des registres - Constitution des dossiers de mariage, de PACS, de baptême, - Rédaction et tenue des actes d'Etat-Civil et établissement ou mise à jour de livrets de famille ACCUEIL/SECRETARIAT-MAIRIE/ELUS : - Accueillir, renseigner, orienter le public (sur place, au téléphone, par mail) - Suivi de la documentation disponible à l'accueil - Gestion de la boite mail accueil de la mairie et du courrier postal : réception, réponse, transmission, suivi - Préparer les bons de commandes - Assurer affichage obligatoire, l'actualisation des panneaux d'affichage de la mairie hors urbanisme - Assurer le classement et l'archivage simple - Actualisation du numéro d'astreinte selon le planning établi - Commande des fournitures courantes - Tenue des registres communaux selon sujets - Transmission des mails aux élus compétents - Suivi des dates des réunions et des RDV, rappel aux élus concernés - Faire remonter tout incident aux élus compétents ECOLE/CANTINE : - Gestion du site cantine de France et relations avec les parents/agents (messages, facturation) - Relai dans les interactions commune/école RELATION AVEC LES ASSOCIATIONS : - Plannings et suivi des activités associatives COMMUNICATION: Mise en ligne et suivi des informations et actes officiels sur le site de la mairie EN L'ABSENCE DE LA COLLEGUE EN CHARGE DES "MISSIONS TERRITOIRES" ET DE LA COMPTABILITE: remplacement sur les missions de préinstruction ADS (urbanisme), sur la rédaction des arrêtés, sur la comptabilité quotidienne. Profil recherché - Polyvalence - Autonomie - Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels de la collectivité. - Connaître les missions des administrations et partenaires publics. - Connaître les techniques de rédaction administrative. - Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante. - Très bonne maîtrise du Français (orthographe, grammaire). Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises). - Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public). * Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils * Capacité d'écoute et d'empathie avec les administrés * Souci de la cohésion d'équipe * Devoir de réserve et sens du service public * Etre organisé, rigoureux et méthodique * Etre patient
