Chargé.e de projet évènementiel f/h

Finalité du poste : Contribuer à la mise en œuvre, à la production et au suivi des évènements.

Vous évoluerez au sein de la Direction de la Communication, en lien étroit avec les Directions internes du siège et les Directions régionales, ainsi que les prestataires externes (agences, prestataires, partenaires).



Rattaché·e à la responsable du pôle évènementiel, vous êtes tutoré par un Chef de Projet événementiel et vous mettez en œuvre les activités suivantes :

1. Assurer la mise en œuvre opérationnelle des évènements :

* Être en appui des Chefs de projets événementiels pour des événements complexes et en propre de l’Apec principalement sur les aspects organisationnels et logistiques (suivi tout au long du projet, coordination prestataires…)
* Intervenir sur des projets événementiels en partenariat en prenant en charge l’organisation de segments entiers des projets
* Participer à la méthodologie de gestion de projets événementiels et au suivi opérationnel des différentes étapes en amont, le jour J et post-événement (cadrage projet, planning, livrables, prestataires, bilans)

2. Renseigner et actualiser les éléments de reporting et de suivi de l’activité

* Mettre à jour les bases de données, tableaux de suivi et outils internes de pilotage du projet
* Vérifier la fiabilité des informations et signaler les écarts ou anomalies.
* Participer à l’analyse des résultats et proposer des ajustements si nécessaire.

3. Produire les pièces nécessaires à la facturation et suivre le volet administratif et budgétaire :

* Saisir et suivre les bons de commande dans le respect des règles budgétaires.
* Contrôler et transmettre les pièces nécessaires au traitement des factures.
* Assurer le suivi administratif des achats et des dépenses liées aux événements.


* Vous préparez un master en communication, événementiel, spécialisée en communication événementielle, management événementiel et recherchez une alternance dans le domaine de l’événementiel.
* Vous avez une ou plusieurs expériences en événementiel (stages ou alternance ayant permis une participation concrète à l’organisation de projets événementiels
* Vous êtes capable de coordonner et de briefer des prestataires variés (traiteurs, badges, signalétique, photo, vidéo, etc.)
* Vous avez une bonne compréhension de la chaîne graphique
* Vous recherchez une mission en alternance qui vous permettra d’intervenir sur la gestion de projets événementiels (recueil du besoin, rédaction de cadrage projet, brief et coordination de prestataires, suivi logistique et bilans d’événements internes et externes.
* Vous faites preuve de rigueur et de méthode, de sens de l’organisation, de réactivité, d’aisance relationnelle, de capacité d’adaptation, de proactivité et de prises d’initiatives
* Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et respecter des délais contraints.
* Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et très bonne orthographe.
* Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Microsoft 365) et maîtrisez Excel pour le suivi de données et de budgets, ainsi que les outils collaboratifs (Teams, SharePoint…). La connaissance d’outils de gestion d’événements ou de bases de données est un plus.
* Vous vous intéressez à la technicité métier de la production événementielle et avez envie d’être au cœur de l’organisation d’événements, de la préparation jusqu’à la réalisation.



Salaire et avantages sociaux :

* Rémunération entre 1022,72 et 2 333,33 euros bruts mensuels, selon la classification et critères de la grille d’apprentissage de l’Apec.
* Congés supplémentaires : bénéficiez de congés additionnels avec 5 jours de RTT « employeur » imposés, jusqu’à 2 jours de congés « pont » supplémentaires par an (au prorata de votre temps de présence, et 5 jours de congé examen par année scolaire.
* Télétravail flexible : Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine selon les missions du poste et le rythme d’alternance, avec l’accord du manager et dans le respect de l’accord télétravail de l’entreprise.
Une aide aux frais d’installation en télétravail est prévue selon les modalités internes en vigueur.
* Tickets restaurant : 11 € par jour avec une prise en charge employeur à 60 %
* Abonnement transports et FMD : prise en charge de 62 % de l’abonnement de transport en commun sur présentation d’un justificatif. Forfait Mobilité Durable pouvant aller jusqu’à 400 € par an pour encourager les modes de transport écologiques.
* CSE (Comité Social et Économique) : accès aux avantages du CSE : billetterie, événements, chèques cadeaux, offres partenaires, etc.
* Santé et prévention : mutuelle entreprise prise en charge de 66% à 70%, service de téléconsultation, cellule d'écoute et de soutien psychologique.


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