Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

À propos de Simpl'Office by Clyve
Simpl'Office by Clyve est une structure dédiée à l'externalisation administrative et commerciale. Elle s'adresse aux professionnels indépendants, aux TPE et aux artisans, avec pour objectif de leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier en prenant en charge les tâches administratives chronophages. Grâce à une approche personnalisée, humaine et rigoureuse, Simpl'Office by Clyve améliore l'efficacité opérationnelle, la trésorerie et la conformité réglementaire de ses clients.

Description du poste :
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos missions. Ce poste est exclusivement en présentiel au sein de l'agence Simpl'Office située à Chalon-sur-Saône.

Vos missions consistent à :
- Assurer la gestion des courriers entrants et sortants pour une communication fluide.
- Numériser, classer et archiver les documents pour une organisation optimale.
- Gérer les boîtes email des clients pour répondre rapidement à leurs demandes.
- Rédiger des documents simples tels que des attestations, formulaires et courriers.
- Préparer des dossiers pour les partenaires externes (comptables, bailleurs, etc.).
- Exporter des documents au format PDF pour faciliter la gestion.
- Utiliser WhatsApp Business ou Slack pour des échanges rapides et efficaces.
- Récupérer des pièces via des espaces clients dématérialisés pour simplifier l'accès à l'information.
- Préqualifier des dossiers clients en ligne pour un traitement rapide.

Missions d'accueil :
- Accueillir physiquement les visiteurs et clients ;
- Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les interlocuteurs concernés ;
- Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et à la disponibilité des supports d'information ;
- Orienter les visiteurs vers les bureaux ou services concernés ;
- Tenir un registre des visiteurs pour le suivi des entrées/sorties.

Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'un BTS GPME, NDRC, MCO ou d'une Licence en Administration, Gestion ou Commerce, ou vous justifiez d'une expérience équivalente en gestion administrative. Une première expérience dans un environnement multi-clients ou en startup serait un véritable atout.

Vous avez une bonne aisance à l'écrit comme à l'oral et êtes à l'aise pour échanger avec différents interlocuteurs. Organisé(e) et capable de gérer vos priorités avec souplesse, vous faites preuve de réactivité dans votre quotidien. Vous êtes attentif(ve) aux besoins des clients et capable de prendre des initiatives tout en vous adaptant à des contextes variés. La discrétion et la confidentialité sont valorisées. Un bon sens du service, de l'autonomie et une prise d'initiative sont des qualités essentielles pour ce poste.

Vous êtes à l'aise avec :
- Le Pack Office et Google Workspace
- Google Drive, WhatsApp Web, Slack
- La signature électronique et les outils d'export PDF
- Les plateformes de gestion comme Notion, Monday ou Excel
- Les outils de scan, tri et archivage numérique

Modalités de candidature :
Si vous êtes prêt(e) à vous engager dans une expérience professionnelle enrichissante, envoyez votre candidature à ellema.recrutement@gmail.com. Le poste est ouvert à toutes et à tous. Nous valorisons la diversité et l'égalité des chances, et chaque candidature sera examinée avec soin.

Rejoignez Simpl'Office by Clyve et donnez un nouvel élan à votre carrière au sein d'une entreprise dynamique et humaine, où votre rôle d'Assistant(e) administratif(ve) sera essentiel !