Publiée le 15 juin
Mission du poste
Notre Association recherche un(e) assistant(e) de direction pour seconder la Direction Générale des Services et RH sur le Bassin d'Arcachon.
Vous êtes organisé(e), réactif(ve), vous aimez jongler entre les agendas, les réunions et les dossiers/projets ? Vous avez le sens du service, une orthographe irréprochable et vous avez une excellente maîtrise de Word, Excel et des outils collaboratifs et de communication.
Alors ce poste est fait pour vous !
Rejoignez notre équipe en contrat à durée indéterminée, à temps plein (du lundi au vendredi). Possibilités ponctuelles de télétravail.
En lien direct avec la Direction générale des Services et des Ressources Humaines, vous serez un point d'ancrage pour :
Constitution, gestion et mise à jour des dossiers en préparation d'événements, réunions, rendez-vous, assemblée générale, etc. ;
Organisation logistique : coordination des réunions (en présentiel ou en visio), de l'accueil des invités, des réservations associées, etc.
Participation aux réunions statutaires (Bureau National, Conseil d'Administration, Assemblée Générale....)
Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, convocations, notes et règlements, dans le respect des standards institutionnels ;
Gestion, suivi et transmission des appels téléphoniques, du courrier, classement/archivage des documents
Gestion des prestataires de services du siège social.
Suivi et mise à jour des affichages obligatoires.
Communication et soutien administratif auprès des délégués départementaux.
Transmission des informations obligatoires à notre organisme de tutelle.
Enregistrement de nos publications auprès de la bibliothèque nationale.
Appui administratif pour les ressources humaines (rédaction contrats et onboarding)
Prévoir quelques 4 à 5 déplacements dans l'année dans les divers établissements de notre Association pour les réunions statutaires.
++ Ce qu'on attend de vous
Organisation, rigueur et sens des priorités.
Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus.
Excellente expression écrite et orale.
Diplomatie, discrétion et bon relationnel.
Profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
