Vos missions en quelques mots Intégrez une équipe dynamique et pluridisciplinaire au service de la transition écologique et des mobilités en Haute-Savoie ! Au coeur de notre organisation et indispensable à son bon fonctionnement, vous organisez, coordonnez et facilitez la vie quotidienne du service et soutenez l'activité de ses 45 agents. Vos missions : - Gérer le secrétariat et le suivi d'activité du service : accueil, standard téléphonique, organisation de réunions et prise de rendez-vous et visioconférences, réservation des véhicules et organisation des déplacements, mise en forme et correction des correspondances, gestion de la boite mel du service, suivi administratif des dossiers et parapheurs en utilisant les outils numériques (Résana, Osmose, etc.) et les applications métier, suivi des courriers signalés et relance des agents - Assurer, pour le compte du service, le suivi des arrêts maladie, des congés, des absences, gérer les ordres de mission et frais de déplacements via les applications métier (Casper, Chorus-DT) - Gérer les fournitures et les commandes - Participer au réseau des assistants de la DDT en faisant preuve d'initiative - Assurer le suivi des dossiers "remontées mécaniques" (réception des rapports et des actes, mise en signature, envoi et enregistrement au recueil des actes administratifs) - Participer à la mise à jour de l'annuaire d'astreinte et accompagner les cadres de permanence dans la formalisation des mains courantes -Être force de proposition pour faciliter le quotidien des agents du service et fournir un appui administratif aux équipes/organiser les moments de convivialité -Assurer ponctuellement l'intérim de l'assistante de direction Placé(e) sous l'autorité du chef de service et de son adjointe, vous serez en relation avec tous les agents du service et constituerez l'interface privilégiée avec la direction et les autres services de la DDT, les autres services de l'Etat (préfecture notamment), et plus largement avec l'ensemble de nos partenaires (collectivités, établissements publics, acteurs socio-économiques, grand public). Profil recherché Compétences techniques : - Avoir le sens de l'organisation, être rigoureux, respecter les délais et savoir prioriser - Etre force de proposition pour animer la communauté des agents du service - Etre à l'aise avec les outils bureautiques et numériques - Savoir s'adapter et trouver rapidement des solutions - Disposer d'excellentes capacités de communication : capacités rédactionnelle, d'analyse et de synthèse et d'expression orale - Être autonome, disponible et faire preuve de discrétion - Faire preuve d'initiative et de curiosité pour les nouveaux apprentissages Compétences transverses et relationnelles - Aptitude à travailler en équipe, goût des contacts et du dialogue - Avoir le sens de l'écoute, de l'observation et de la confidentialité - Etre agile, savoir s'adapter et anticiper - Savoir établir une relation de confiance avec la hiérarchie Modes d'acquisition : - Formations - Apprentissage par et avec les pairs et l'équipe Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.