Secrétaire pédagogique - f/h

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Le/la secrétaire pédagogique participe à l'organisation des enseignements de la formation de Médecine, au sein d'une équipe de 5 personnes.
Activités principales :
• Organiser et planifier les enseignements de 3 années des études de médecine sur les 6
• Actualiser les programmes d'enseignement en lien avec les enseignants et les autres UFR
• Participer à l'adaptation des plannings en fonction des réformes et de l'organisation de la faculté
• Diffuser les plannings et programmes à tous les enseignants et étudiants de la Faculté
• Saisir sur ADE (logiciel de gestion des salles et ET) les programmes d'enseignement de 3 années de médecine sur les 6
• Extraire les plannings chaque semaine (ADE) pour les enseignants
• Gérer les modifications de planning (ADE) et procéder à la communication aux étudiants
• Participer à l'assistance administrative de l'école : Courriers, publipostages, courriels
• Actualisation du site Internet FSMPM (Intranet et site public) pour la partie pédagogie : mise en ligne des programmes d'enseignement, des plannings et des M3C et de toute modification impactant les cours etc.
Participer aux tâches administratives du Département Universitaire de Médecine Générale (DUMG) :
• Collecte des pièces justificatives auprès des nouveaux Maitre de Stage (MSU), vérifier la conformité et en assurer le suivi
• Créer les nouveaux maîtres de stage universitaires en lien avec le service financier et la DCP
• Saisir les enseignements du DUMG sur l'application ADE
• Mise à jour du tableau de suivi
Activités ponctuelles :
• Elaborer les maquettes de polycopiés destinés aux étudiants de première année
• Mettre en place le tutorat des étudiants admis au concours de médecine (DFGSM2)
• Participer à la gestion administrative des demandes de dispenses des étudiants de DFGSM2 et DFGSM3
• Constituer les dossiers et élaboration des diplômes de prix de Thèse
• Etablir les attestations d'activités d'enseignements et de surveillance d'examens des CCA pour les dossiers CNU
• Etablir les syllabus pour les étudiants
• Participation aux surveillances des examens, de l'Examen Dématérialisé National, aux Epreuves nationales et facultaires ECOS et au concours de la 1ère année commune aux Etudes de Santé
• Participer à l'accompagnement des enseignants sur l'application Wooclap
• Commander les fournitures de bureau
• Classement et archivage
• Participer aux activités de l'UFR (élections...)
Positionnement hiérarchique : sous la responsabilité de la responsable administrative de l'Ecole de Médecine

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES :
Savoir :
• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance de l'organisation de l'Université et des études Médicales
Savoir-Faire :
• Maitriser l'outil informatique (Excel, Word, Power point, Skype)
• Connaissance des logiciels métiers (ADE, Apogée, ARES) appréciée
• Savoir appliquer la réglementation du domaine d'intervention
• Savoir respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations.
• Analyser et gérer les demandes d'information
Savoir-Etre :
• Rigueur et capacité d'organisation et priorisation
• Sens du relationnel
• Réactivité, anticipation
• Savoir réagir dans l'urgence

Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social