Secrétaire administratif - gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois

Informations générales Organisme de rattachement Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE Référence 2026-2227946 Date de début de diffusion 19/03/2026 Date de parution 19/03/2026 Localisation Marseille Intitulé long de l'offre Secrétaire Administratif - Gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Ressources Humaines - Chargée / Chargé de la gestion prévisionnelle des ressources humaines Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Secrétaire Administratif - Gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois Descriptif de l'employeur Ministère de la Justice / Direction de l’Administration Pénitentiaire / Direction interrégionale des services pénitentiaires de Marseille / Département des Ressources Humaines 4 traverse de Rabat – BP 121 – 13277 Marseille CEDEX 09 Placé sous l’autorité du secrétaire général, le département des Ressources Humaines et des Relations Sociales (DRHRS) conduit et met en œuvre les orientations nationales et interrégionales en matière de recrutement et de formation, de gestion administrative et financière, de suivi de la masse salariale et des effectifs et de dialogue social et veille à la qualité de l’environnement de travail des personnels. Le département des ressources humaines des relations sociales comprend quatre unités : · l’UGAF (unité de gestion administrative et financière), · l’URFQ (unité recrutement formation et qualification), · l’URSEP (unité des relations sociales et de l’environnement professionnel) · l’USMEE (unité de suivi de la masse salariale, des emplois et des effectifs). Descriptif du service Activités du service Les principales missions dévolues à l’Unité de suivi de la masse salariale des effectifs et emplois (USMEE) de la DISP de MARSEILLE concernent : · la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des crédits des personnels de l’ensemble des établissements et des services du ressort territorial de la DISP · l’accompagnement du BIOS (Bureau interrégional à l’organisation des services) dans l’organisation des services. · le pilotage budgétaire de l’ensembles de crédits de personnels relevant du titre 2. A ce titre, elle prépare et coordonne l’élaboration des documents de suivi du DRICE à destination du contrôleur budgétaire régional et de l’administration centrale. · la préparation des mobilités des personnels titulaires et le pilotage des recrutements des agents contractuels. Composition et effectifs du service L’Unité est actuellement composée de 8 agents dont : · 1 attaché - chef d’unité · 2 secrétaires administratifs dont un adjoint au chef d’unité · 2 agents contractuel de catégorie C et 1 apprenti · Pôle BIOS : 2 officiers (DIOS et Adjoint) et 2 personnels de surveillance (dont 1 poste vacant). Description du poste Vos activités principales : Placé sous l’autorité du chef de l’unité et de son adjoint, le gestionnaire est principalement e charge des missions suivantes : · Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi des effectifs – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP ; · Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières ; · Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l’UGAF ; · Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l’UGAF (congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement…) ; · Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi du schéma d’emplois (SE) – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP ; · Assister le chef d’unité et l’adjoint au chef d’unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires ; · Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités ; · Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d’activité ; · Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l’unité L’agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région. La liste des missions exposées ci-dessus n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d’intervention et des missions de l’unité. Nombre d’agents à encadrer ☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet Votre hiérarchie · N1 : Le chef d’unité et son adjoint ; · N2 : Le chef de département et son adjoint ; · Le Directeur interrégional (DI), le Directeur interrégional adjoint (DIA) et le Secrétaire général (SG) Vos interlocuteurs métiers · Les établissements pénitentiaires relevant du ressort territorial de la DISP (Chef d’établissement, Adjoint au Chef d’établissement et services RH des structures) ; · Les services pénitentiaires d’insertion et de probation relevant du ressort territorial de la DISP (DSIP, Adjoint au DSPIP, services RH) ; · Les autres départements de la DISP de MARSEILLE (Chefs de département, adjoints et agents des départements) · Les services centraux de la Direction générale de l’administration pénitentiaire (DGAP) Conditions particulières d'exercice Organisation de travail : En application de la charte de gestion mis en place sur la DI-Siège Descriptif du profil recherché Connaissances : Informatiques : Excellente maitrise d’Excel Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word…) Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS, ORIGINE) Organisation, fonctionnement et missions du service Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre de gestion des services Savoir-faire : Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH Savoir reporter des données au sein d’un outil de reporting Analyser des données chiffrées – Effectuer des simulations et des projections Détecter et proposer des correctifs aux difficultés Savoir rendre compte de son activité Savoir-être : Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique Discrétion et confidentialité attendue Savoir rendre compte de son activité Avoir des bonnes qualités relationnelles Savoir travailler en équipe Informations complémentaires Informations complémentaires Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) · Ordinateur et téléphones portables · Accès aux applications HARMONIE et ORIGINE · Véhicules administratifs pour les éventuels déplacements sur sites Groupe RIFSEEP : 3 Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Bouches du Rhône (13) Géolocalisation du poste 4 Traverse de Rabat, 13009 Marseille, France Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 4 Traverse de Rabat, 13009 Marseille, France Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) frederic.arnoux@justice.fr Contact 1 frederic.arnoux@justice.fr