Secretaire de cle

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le SDEY (Syndicat Départemental d’Energies de l’Yonne), créé en 2014, est le service public de la distribution d’électricité et de gaz sur le département de l’Yonne. A ce titre, il réalise d’importants travaux sur les réseaux d’électricité, de gaz et de télécommunications pour le compte de ses 423 communes adhérentes.

Au-delà de cette mission de base, le SDEY a développé d’autres compétences dans le domaine des énergies et de l’environnement, à travers notamment un service dédié à l’éclairage public, au SIG, une mission de conseil en énergie partagé, la coordination d’un groupement d’achats d’énergies et la mise en place d’infrastructures de recharge pour véhicules électriques.


Le poste de secrétaire de CLE (commissions locales d'énergie) est placé sous l’autorité du la directrice générale adjointe. Missions / conditions d'exercice Responsabilité et activités principales
Mission 1 : Secrétaire de CLE
-Assiste et conseille les élus
-Met en œuvre les commandes de travaux sur le territoire de ses CLE
-Fait les opérations de comptabilité concernant les affaires de ses CLE
-Suit l’administration générale de ses CLE
-Organise et assiste aux réunions concernant ses CLE, aux actions de communication sur ses CLE, etc ..
-Fait et suit des tableaux de bord


Mission 2 : Binôme avec une secrétaire de CLE d'un autre secteur
Gestion administrative du service technique pour l’ensemble des CLE
-Met les documents à la signature du Président,
-Envoi des documents aux entreprises,
-Traite les conventions/ délibérations,
-Intègre les informations dans le logiciel de suivi,
-Classe les documents définitifs,
-Transmets les documents légaux aux administrations concernées.

Mission 3 :
Gestion administrative des dossiers et participation à la mission de maitrise d’ouvrage pour les IRVE en lien avec le directeur des services techniques :
-Assiste et conseille les élus
-Conseille les particuliers qui contactent les SDEY au sujet des IRVE,
-Renseigne et complète le logiciel de suivi des affaires,
-S’assure de la complétude des dossiers papier des affaires,
-Elabore et envoie les conventions aux demandeurs,
-Transmet les bons de commande et commandes complémentaires aux entreprises.
-Fait les engagements comptables

Mission 4 : Assistant(e) du service technique
-Organise la mise en place administrative d’actions sur demande du directeur technique ou directrice administrative,
-Gère les appels téléphoniques, et organise des rendez-vous en accord avec le directeur technique.
-Fait les comptes rendus pour certaines réunions (suivi des antennistes, réunions préfecture)
-Suivi des affaires avec les opérateurs de téléphonie mobile (raccordement antennes), participe à toutes les réunions (visio) avec les opérateurs leader et certaines réunions à la Préfecture.
-Rédige des courriers,
-Assure la mission d’assistante du service technique

Peut réaliser toute autre mission en fonction des nécessités de service et du poste de l’agent. Profils recherchés Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Suivi des dossiers
Vérifier le cadre réglementaire
Bilans et tenue de tableaux de bord
Participation aux formations nécessaires à l’évolution de la structure

Travailler en équipe
Travailler en autonomie : s’organiser et gérer les priorités. Être méthodique.
Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
S’adapter à différents interlocuteurs
S’adapter à l’évolution de la structure
Se former aux nouveaux outils
Communiquer, partager les informations
Discrétion, respect de la confidentialité.