Gestionnaire administratif (h/f)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Réglementation, le service Exploitations Commerciales sur le Domaine Public, composé de 2 groupes (groupe marchés et groupe exploitations commerciales) assure l'accueil et l'accompagnement des commerçants/exploitants, la gestion des marchés municipaux dit de "plein vent", la gestion des occupations du domaine public concurrentielles, la gestion des contrats publics relatifs à une exploitation commerciale sur le domaine public, ainsi que le suivi et le contrôle de l’ensemble des autorisations délivrées par arrêtés, conventions ou contrats public.

Vous serez en charge de l'accueil, la délivrance de renseignements et l'accompagnement des commerçants/exploitants, de l'instruction et l'analyse des demandes, de la rédaction, la gestion et le suivi des procédures de mise en concurrence, de la gestion et suivi des conventions notifiées, ainsi que des visites sur sites.

Vos missions principales seront :

* L'accueil et la délivrance de renseignements :

- vous accueillerez le public dans le cadre de renseignements divers et les accompagnerez dans leurs démarches,

- vous accueillerez les exploitants dans le cadre de renseignements divers et dans le suivi de leurs demandes,

- vous participerez aux permanences au sein de la Maison de l’Artisanat et du Commerce,

- vous accueillerez et réceptionnerez les candidats dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence,

- vous accueillerez les exploitants lors des notification des conventions et dans le suivi de leur convention notamment en matière de contentieux,

- vous assurerez un suivi téléphonique avec les exploitants pour le suivi des conventions,

- vous irez à la rencontre des exploitants lors des contrôles des exploitations sur site et/ou pour les états des lieux entrants/sortants.

* La gestion et le suivi administratif des procédures de mise en concurrence :

- vous instruirez des demandes avec notamment rédaction de notes pour le montage juridique, la faisabilité administrative / technique et le planning prévisionnel en lien avec vos responsables hiérarchiques,

- vous étudierez et aiderez à la préparation des dossiers de consultation par l’équipe, et rédigerez des des procès-verbaux,

- vous saisirez les mises en concurrence sur le site internet de la ville de Nice au moyen de l’application ODPC et autres supports,

- vous suivrez les délais des procédures,

- vous réceptionnerez et enregistrerez les plis / offres remises par les candidats,

- vous assurerez l'organisation administrative et logistique de la commission d'attribution d'emplacements sur le domaine public,

- vous assurerez les fonctions de secrétaire de la commission d'attribution d'emplacements sur le domaine public,

- vous analyserez les offres et rédigerez le projet du rapport d’analyse,

- vous gérerez la notification des conventions.

* La gestion, le suivi et le contrôle des occupations du domaine public concurrentielles :

- vous suivrez la bonne exécution des conventions (administratif, technique et financier) en lien notamment avec les services supports dédiés,

- vous suivrez la gestion administrative des conventions,

- vous gérerez et suivrez les documents/pièces administratives à solliciter auprès des exploitants et prévus dans les conventions (assurances, contrôles techniques, bactériologiques…),

- vous élaborerez, mettrez à jour et suivrez les tableaux de bord,

- vous rédigerez des notes, courriers et/ou courriels,

- vous suivrez les parapheurs,

- vous réaliserez le classement et l'archivage des dossiers,

- vous réaliserez des visites sur site pour les contrôles et pour les états des lieux entrants/sortants.

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac en gestion administrative ou en droit public.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

- vous possédez des connaissances élémentaires en droit public et en marchés publics,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique,

- vous maîtrisez l'utilisation de logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous possédez des bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,

- vous avez un bon sens relationnel,

- vous savez travailler en équipe et en autonomie.