Responsable du bureau de l'admission des étudiants étrangers h/f

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.



Quelques chiffres :

* 23 935 étudiants.
* Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
* 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
* 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
* 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
* 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
* 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Activités principales
· Encadrement des 3 gestionnaires
· Accueillir, informer et diriger les usagers
· Superviser et piloter toute la procédure réglementée de l'admission des candidats étrangers (hors Espace économique européen)
· Organiser et superviser le TCF (test de connaissance du français) dans le cadre de la procédure de l'admission préalable pour les candidats étrangers à une inscription en 1ère année de licence
· Diffusion et suivi des dossiers de candidature (dossiers DAP)
· Organisation et pilotage des campagnes d'inscription en collaboration avec la responsable du bureau des inscriptions
· Gérer les conflits et les situations particulières
· Assurer l'interface entre Campus France et les composantes ainsi que les enseignants
· Elaboration et conception des documents de travail
· Inscription administrative de l'ensemble des étudiants étrangers primo-entrants admis en licence et master
· Vérification des diplômes étrangers
· Veiller au respect des règles de scolarité
Responsabilités particulières
· Organisation du bureau : préparation de l'année universitaire, mise à jour des fiches d'information des différentes procédures et mise en ligne sur le site de l'Université
· Mise en application des textes réglementaires dans le cadre des procédures de l'admission préalable
· Travail en relation avec les responsables des formations et les enseignants de l'université, le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, le MAEDI, les Ambassades, les responsables du pôle CEF (Campus France), le CIEP (Centre international d'études pédagogiques) et les universités françaises
· Administrateur de l'application Etudes en France et formation des utilisateurs
· Effectuer les statistiques (dossiers candidatures/ admis/ inscrits)
· Mise à jour de l'offre de formation sur l'application EEF
· Contrôle et gestion des habilitations des usagers (enseignants et agents de l'administration) de la plateforme
· Encadrement des 3 gestionnaires, assurer le suivi professionnel (entretiens professionnels, formations, congés)
· Gestion des candidatures et des inscriptions administratives
· Recrutement de vacataires pour la campagne d'inscription
Connaissances :
Connaissance de l'université, des règles de scolarité et de la réglementation
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...).
Capacité à anticiper et hiérarchiser les priorités
Connaissance de l'outil informatique
Connaissance des outils de gestion de scolarité (Apogée/Pégase)
Compétences opérationnelles :
Connaissance de la réglementation relative à l'admission et l'inscription des candidats étrangers (hors Espace économique européen)
Connaissance des règles de scolarité et de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Vérification des diplômes étrangers : authenticité et validité des traductions
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation, des responsabilités
Aptitude à l'encadrement
Sens de l'écoute et de la communication