Adjoint administratif / ama à l'accueil et gestion du standard téléphonique, des consultations externes

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un.e Adjoint.e Administratif / AMA à l'accueil et gestion du standard téléphonique, des consultations externes et des mouvements - au Standard et Bureau des Admissions. Missions : - Accueil et orientation du public vers les différents services - Renseignement sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement : connaître l'organigramme interne des pôles, les plans de l'établissement - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'établissement (veiller à la propreté du hall, l'ouverture de la porte, ) - Orienter le public en cas de manifestation dans l'établissement (conférences, séminaires et formations, réunions) - Réception des appels téléphoniques de l'établissement Standard - Gestion du planning du standard en lien avec l'attaché d'administration - Accueillir le public avec amabilité - S'exprimer clairement - Reformuler les demandes - Recevoir, filtrer et orienter les appels - Gérer les situations de stress et les publics difficiles - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence : capacité d'écoute - Appels dans le cadre des astreintes, des gardes ainsi que vers l'extérieur avec SOS médecin, SAMU (urgences vitales) et de manière exceptionnelle dans le cadre d'un plan BLANC - Appels demandés par le BPEAS, ou l'interne de l'unité de soins - Assurer la traçabilité des appels dans le logiciel du standard - Transmettre le bilan mensuel à la Direction en charge des affaires médicales et la Direction des ressources matérielles - Gestion des consultations en externe dans le logiciel CPAGE I pour les unités du site de Laxou et des CMP - Création des dossiers des patients en respectant les règles d'identito-vigilance (validation de l'identité, enregistrement des traits stricts et complémentaires) - Vérification des droits des patients à l'aide de la carte vitale et l'attestation de la mutuelle - Gestion des actes et des débiteurs - Gestion des admissions en hospitalisation à temps plein et de jour des unités du site de Laxou - Création des dossiers des patients en respectant les règles d'identito-vigilance (validation de l'identité, enregistrement des traits stricts et complémentaires) - Vérification des droits des patients à l'aide de la carte vitale et l'attestation de la mutuelle - Enregistrement des mouvements transmis par les unités de soins et assurer une vérification des données avant saisie dans le logiciel administratif - Enregistrer les mouvements des patients des unités situées sur le site de Laxou et attribution d'un lit - Assurer un contrôle qualité des données transmises par fax - Réception et gestion pour les internes du repas, du téléphone, des clés et du trousseau hôtelier - Recueillir le consentement des patients qui souhaitent le régime particulier - Prendre rdv avec le service pour finaliser le dossier administratif du patient Compétences et qualités requises: ACCUEIL : - Discrétion et secret professionnel primordial - Garant de l'image du service public : présentéisme, travail à temps complet, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie. - Disponibilité et esprit d'équipe pour assurer la continuité du service - Être capable de répondre aux interlocuteurs divers (internes et externes) et de façon appropriée en toutes circonstances - Gestion du stress - Très bonne maîtrise du français (à l'oral et à l'écrit) - Travail en équipe (partage des locaux et des équipements) GESTION DE DOSSIER : - L'autonomie et la rigueur dans l'organisation sont fondamentales - Bonne connaissance des outils informatiques bureautiques Spécificités du poste : L'agent sera amené à travailler sur des postes de jour en semaine, week-end ainsi que la nuit. Ce poste prévoit essentiellement des postes en journée (5 jours par semaine, de 9h à 16h30) mais il est possible qu'à titre exceptionnel l'agent occupe des postes de nuit et de week end afin de permettre la continuité du service. En plus de la téléphonie et de l'accueil (20% surtout des remplacements), ce poste prévoit essentiellement des missions de gestion de dossiers (portefeuille de consultations à gérer), 80%. Environnement informatique disponible dans le service : - CPAGE I - -Suite office - Une formation interne sur le dossier informatisé Cpage I sera organisée par le service des admissions - Une formation sur les logiciels du standard et les attendus sera également organisée avec présentation de toutes les procédures en vigueur.