Rattaché(e) à la Responsable Formation de la Direction Interrégionale de l’IDF, le/la Assistant(e) de Formation aura pour mission générale d’assurer le suivi administratif, comptable et logistique des actions de formation déployées au sein de la Direction IDF par le service RH.
Plus particulièrement :
1. Administration de la formation
* Créer les sessions, inscrire les collaborateurs (interne/externe) et gérer les repositionnements et envoyer les convocations.
* Suivre les présences, l’absentéisme et mettre à jour les listes de participants.
* Traiter les feuilles d’émargement et les attestations de fin de formation.
* Saisir et mettre à jour les actions de formation dans les outils RH / LMS.
* Envoyer les convocations, feuilles d’émargement et attestations de formation.
* Assurer l’archivage des documents conformément aux obligations légales.
2. Organisation logistique
* Réserver les salles, équipements et supports nécessaires (visio, matériel pédagogique…).
* Assurer la disponibilité des supports de formation (impression, diffusion numérique).
* Préparer l’accueil des intervenants et des stagiaires (prestataires, formateurs internes ou externes).
* Gérer les incidents logistiques (salle, matériel, connexion…).
* Accueillir et orienter les stagiaires lors des sessions organisées en interne.
3. Relations avec les prestataires et les participants
* Contacter les organismes de formation pour devis, conventions, programmes…
* Suivre la contractualisation des actions : devis, commandes, conventions.
* Répondre aux questions des collaborateurs avant/pendant/après la formation.
* Assurer un lien de qualité avec les formateurs et prestataires externes.
4. Suivi administratif et financier
* Monter et suivre les dossiers de prise en charge OPCO.
* Vérifier les factures, suivre les budgets et assurer le rapprochement administratif.
* Mettre à jour les tableaux de bord (coûts, taux de participation, indicateurs…).
5. Qualité, évaluation et amélioration continue
* Collecter les évaluations à chaud.
* Analyser les retours et proposer des pistes d’amélioration.
* Veiller au respect des normes Qualiopi et des processus internes.
* Contribuer à la satisfaction globale des collaborateurs sur les dispositifs de formation.
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