Secrétaire de cabinet d'avocats (h/f)

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DescriptionDescription des missions : Cabinet d'avocats dynamique et en pleine expansion situé dans le 8e arrondissement de Paris, recherche son ou sa futur(e) assistant(e) ! Vos missions seront : Accueillir téléphoniquement et physiquement les clients et toute autre interlocuteur, Assurer la réception et le suivi administratif de tout courrier reçu au cabinet y compris l'affranchissement, Assurer le suivi administratif du recrutement du cabinet, Prendre les rendez-vous en présentiel et en visioconférence et tenir à jour les plannings des avocats comme de la salle de réunion, Organiser les éventuels déplacements et notamment les relations de développement avec le Japon, Préparer les éléments comptables tous les mois et assister les avocats pour la facturation du cabinet, Veiller aux fournitures, de l'achat à la gestion des stocks et assister les avocats dans leur relation avec les prestataires du cabinet, Classer et archiver les dossiers, Entretenir le poste de travail et la salle de réunion, Procéder aux traductions de documents demandées par les avocats, Aider à la préparation des dossiers et des documents nécessaires aux procédures,

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience


* Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

* Gestion administrative
* Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Méthode de classement et d'archivage
* Modalités d'accueil
* Rédaction de comptes rendus
* Règles d'orthographe et de grammaire
* Suivi de dossiers clients
* Techniques de paiement et de facturation
* Accueillir, orienter, renseigner un public
* Améliorer des procédures administratives
* Archiver des dossiers et documents de référence
* Assurer la gestion administrative d'une activité
* Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
* Assurer le suivi des dossiers clients
* Effectuer le suivi des commandes, la facturation
* Faciliter l'intégration des nouveaux employés
* Garantir la confidentialité des informations
* Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
* Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
* Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
* Gérer les stocks de fournitures de bureau
* Maintenir un environnement de travail propre et organisé
* Numériser des documents, médias ou supports techniques
* Organiser des déplacements professionnels
* Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
* Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus
* Organiser l'archivage des documents
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Savoir-être professionnels

* Faire preuve de rigueur et de précision
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de réactivité

Langue

* Anglais

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)


Seniority level

* Seniority level

Entry level


Employment type

* Employment type

Full-time


Job function

* Job function

Legal
* Industries

Education Administration Programs

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