MISSIONS ET RESPONSABILITÉ PRINCIPALES
Elaborer le programme du Forum de Paris sur la Paix :
* Aide à la préparation et à la production des sessions de conférence ainsi que les documents associés en coordination avec la Directrice de la programmation et les autres pôles concernés ;
* Contribuer à la mise à jour des outils de suivi et bases de données ;
* Envoi d’invitations aux intervenants et suivi des réponses ;
* Organisation de réunions préparatoires avec les speakers et rédaction de comptes-rendus ;
* Préparation et envoi de briefings et instructions aux intervenants ;
* Recherches sur des sujets de gouvernance globale pour préparer les sessions si besoin.
Assurer la mise en œuvre opérationnelle du programme :
* Coordination de la préparation logistique des sessions avec le pôle opérations et l’agence événementielle ;
* Liaison avec les intervenants confirmés pour coordonner les préparatifs ;
* Suivi de la bonne inscription des intervenants ;
* Accueil et préparation des intervenants pendant l’événement ;
* Contrôle du bon déroulement des sessions ;
* Mise à jour des données dans les outils après l’événement et débrief ;
* Aide pour préparer le rapport post-événement et les statistiques.
Vous travaillerez étroitement avec les autres pôles du secrétariat permanent, en particulier en matière d’opérations, de communication, de protocole, de mise en valeur des partenaires, de projets et d'initiatives soutenues par le Forum.
* Bac+5 – type Master 2, IEP ou magistère spécialisé ;
* Domaines de spécialisation : relations internationales, sciences politiques, droit international, développement, coopération internationale, etc. ;
* Maîtrise professionnelle de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral (niveau C2 ou équivalent exigé) ;
* Maitrise des logiciels bureautiques (Pack Microsoft Office) et des outils digitaux ;
* Expérience préalable d’aide à la programmation d’événements ou de conférences serait un plus ;
* La maîtrise d’une autre langue serait un atout supplémentaire.
COMPÉTENCES & QUALITÉS REQUISES
* Bonne organisation et rigueur méthodologique ;
* Aptitude à travailler en équipe ainsi qu’en autonomie ;
* Capacité à travailler dans des délais restreints ;
* Qualités relationnelles et d’adaptation reconnues et bonne capacité de communication, notamment avec des interlocuteurs internationaux provenant de types d’organisations différents ;
* Capacités d’analyse et de synthèse ainsi qu’aisance rédactionnelle, en français et en anglais ;
* Bonne connaissance du système des organisations internationales et forte sensibilité pour les problématiques abordées par le Forum.
Le Forum de Paris sur la Paix est une plateforme multi acteurs lancée en 2018 et qui vise à répondre aux défis globaux en s’appuyant notamment sur un événement annuel de grande ampleur. Tout au long de l'année, le Forum travaille à renforcer la gouvernance des biens communs mondiaux comme le climat, l'espace ou les océans, et à améliorer la gestion internationale des enjeux globaux, notamment ceux du numérique et des technologies disruptives. Son événement annuel, en novembre, rassemble des chefs d'État, de gouvernement et d'organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d'initiatives politiques et de projets concrets, en mettant l'accent sur la participation du Sud global.
L’équipe du Secrétariat permanent de l’association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, politiques publiques, communication, programmation, opérations, protocole, etc.), recherche actuellement un collaborateur ou une collaboratrice pour remplir les fonctions de « Chargé de programmation » (F/H) pour renforcer ses équipes.
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