Assistant (e) de direction

Notre bureau de Paris recherche un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour assurer le soutien principal des Directeurs Régionaux (RMP) de l'UE dans un environnement axé sur le travail d'équipe et extrêmement dynamique.

L'Assistant(e) de Direction agit en tant que point de contact clé et représentant(e) des RMP, facilite la pratique de communication ouverte de l'entreprise avec le personnel, les opérations, les clients et les partenaires commerciaux.

Le/la candidat(e) idéal(e) doit s'épanouir dans un environnement rapide et sous haute pression où la clé du succès réside dans une communication intensive, une révision itérative rapide et de solides compétences organisationnelles. Le/la candidat(e) retenu(e) s'acclimatera rapidement à la culture de l'entreprise, s'adaptera et se familiarisera avec les différents dirigeants (personnes), ressources (outils) et autres réseaux de connaissances pour accomplir une grande variété de projets et de tâches.

La capacité de jongler avec plusieurs échéances à court et long terme est indispensable et la priorisation continue est essentielle au succès quotidien de ce rôle. L'établissement de relations avec les clients et le personnel à tous les niveaux de l'organisation facilitera le succès de ce/cette candidat(e).

Veuillez noter que ce poste n'est pas en télétravail. Nous avons hâte de travailler avec notre nouvel(le) Assistant(e) de Direction dans notre incroyable bureau de Paris.


Le Poste

1. Gérer les arrangements de voyage d'affaires et les itinéraires - y compris la mise en place de réunions de plusieurs jours, la logistique, l'hébergement, les visas, le transport et les repas
2. Gestion complexe de calendriers à travers plusieurs fuseaux horaires, en collaboration avec les membres de l'équipe et les clients pour s'assurer que les réunions hautement complexes sont synchronisées entre toutes les parties et exécutées sans problème
3. Planifier des réunions hautement confidentielles et gérer des documents et informations confidentiels
4. Surveiller les communications, y compris les courriels, les appels et les invitations, et assurer une réponse rapide
5. Examiner, prioriser et suivre la correspondance par courriel avec discrétion, y compris répondre en leur nom selon les directives
6. Accueillir les clients
7. Coordonner les retraites et ateliers au niveau du conseil d'administration
8. Liaison principale et point de contact pour les collaborateurs directs du RMP
9. Maintenir les relations clients et tenir le CRM à jour
10. Réserver des déjeuners et dîners (professionnels et privés)
11. Organiser les réunions internes « All Staff », y compris la compilation de la présentation / l'organisation de l'équipement audiovisuel et des installations
12. Rédiger et diffuser les communications régionales
13. Servir de liaison entre les contacts/clients internes et externes de manière professionnelle
14. Organiser des événements externes (tables rondes clients)
15. Soutenir la compilation et la préparation de rapports et présentations - niveau conseil d'administration
16. Préparer les supports pour les réunions clés
17. Maintenir de bonnes relations de travail avec les Assistant(e)s de Direction internes et externes
18. Répondre aux appels de manière professionnelle
19. Collecter la documentation pour les notes de frais et les traiter
20. Renouveler les adhésions professionnelles
21. Soutenir l'équipe administrative - questions RH / Congés / Charge de travail
22. Traiter les demandes et problèmes informatiques
23. Coordination des appels de conférence audio et vidéo via Teams et Zoom
24. Être un(e) ambassadeur/ambassadrice de l'entreprise en tout temps
25. Effectuer toutes les autres tâches connexes nécessaires

Vos Qualifications

26. Formation de niveau universitaire (Licence/Master)
27. Expérience démontrable dans le soutien d'un cadre dirigeant au sein d'une entreprise internationale, une expérience dans le secteur serait un avantage
28. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique avec un fort sens de l'urgence et du professionnalisme
29. Excellente attention aux détails et compétences supérieures en organisation et gestion du temps
30. Compétences supérieures en communication verbale et écrite
31. Expérience et compétence dans l'interaction avec les cadres dirigeants
32. Capacité à anticiper les besoins et à opérer de manière proactive
33. Sensibilité aux projets et informations confidentiels
34. Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit

Logiciels Requis

35. Doit être compétent(e) à expert(e) dans les logiciels suivants :
36. Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
37. Adobe Acrobat (pour manipuler, éditer, rogner, réduire la taille des fichiers PDF existants)
38. Familiarité avec les bases de données (compréhension de base de la construction de bases de données, fonctionnalité de recherche, tenue de registres de base, l'expérience de Deltek Vision est un plus)
39. À l'aise avec la technologie et compréhension des principaux canaux de médias sociaux

La Vie chez Gensler

Nous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages complets comprennent une assurance médicale et dentaire, des prêts pour titres de transport, une pension et des opportunités de bonus deux fois par an.

Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre un remboursement pour certaines qualifications professionnelles et les renouvellements et frais d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours éligibles. Nous considérons nos programmes de développement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.

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Our Paris office is seeking an experienced Executive Assistant to act as the primary support for the EU Regional Managing Principals in a team oriented, extremely fast paced environment. The Executive Assistant acts as the key point of contact and representative of the RMPs, facilitates the company’s practice of open-door communication with staff, operations, clients and business partners.

The successful candidate must thrive in a fast-paced, high-pressure environment where the key to success is heavy communication, rapid iterative editing and strong organisational skills. The successful candidate will quickly acclimatise to the firm’s culture, adapt to and be familiar with the various leaders (people), resources (tools) and other knowledge networks to accomplish a wide variety of projects and tasks.

The ability to juggle multiple short- and long-term deadlines is a must and continual prioritisation is critical to the day-to-day success of this role. Building relationships with clients and staff at all levels of the organisation will facilitate the success of this candidate.

Please note, this role is not remote. We look forward to working with our new EA in our incredible Paris office.

Your Role

40. Manage business travel arrangements and itineraries - including multi-day meetings set ups, logistics, accommodation, visas, transportation and meals.
41. Complex calendar management across time zones, working with team members and clinets to ensure highly complex meetings and synchronised across all parties and executed smoothly
42. Schedule highly confidential meetings and manage confidential documents and information
43. Monitoring communications including emails, calls and invitations and ensuring a timely response
44. Review, prioritise, and track email correspondence with discretion, including responding on their behalf as directed
45. Meet and greet clients
46. Coordinating board level retreats and workshops
47. Primary liaison and point of contact for direct reports of RMP
48. Maintaining client relationships and keeping the CRM updated
49. Booking lunches and dinners (business and private)
50. Organise internal ‘All Staffs’ including collating the presentation/ organisation of AV equipment and facilities
51. Draft and issue regional communications
52. Serve as a liaison between internal and external contacts/clients in a professional manner
53. Organise external events (Client Round Table’s)
54. Support with compiling and preparing reports and presentations – Board level
55. Preparing materials for key meetings
56. Maintain good working relationship with internal and external EAs
57. Fielding calls in a professional manner
58. Collect documentation for expense reports and process
59. Renewing professional memberships
60. Support the administration team – HR issues/ Holidays/ Workload
61. Dealing with IT requests and issues
62. Co-ordination of audio and video conferencing calls using Teams and Zoom
63. An ambassador for the company at all time
64. Perform all other related duties as necessary

Your Qualifications

65. Degree level education
66. Demonstrable experience supporting an Executive within an international company, industry experience would be an advantage
67. Ability to multitask in fast-paced environment with a strong sense of urgency and professionalism
68. Excellent attention to detail and superior organisational and time management skills
69. Superior verbal and written communication skills
70. Experience and skill in interacting with Executives
71. Ability to anticipate needs and operate proactively
72. Sensitivity to confidential projects and information
73. Fluent in French & English

Software Required

74. Must be proficient to expert in the following software:
75. Microsoft Word, Excel, Outlook & PowerPoint
76. Adobe Acrobat (to manipulate, edit, crop, reduce files size of existing PDF files)
77. Database familiarity (basic understanding of database construction, search functionality, basic record keeping, Deltek Vision experience is a plus)
78. Tech savvy with an understanding of primary social media channels

Life at Gensler

We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits include medical and dental insurance, season ticket loans, pension, and twice annual bonus opportunities.

As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.