Assistant.e de direction (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail
• Localisation : Nantes – Campus Lombarderie
La personne recrutée sera intégrée au sein du Département Informatique de l'UFR Sciences et Techniques (S&T). Le Département informatique est un département de formation qui a en charge les formations dans le domaine des sciences du numérique : Informatique, Informatique-Mathématiques, MIAGE (Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion d'Entreprise). La personne recrutée sera impliquée dans la gestion administrative des formations du Département (de la Licence au Master). Elle travaillera au plus près de la Direction et des chargés de mission du Département. Elle aura différents interlocuteurs : les autres assistant.e.s du Département Informatique, les enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s du Département Informatique, le service financier de proximité (SFP) de l'UFR S&T, et les assistant.e.s du LS2N (Laboratoire des Sciences du Numérique de Nantes).
Activités principales
Gestion administrative
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes du Département,
• Assurer la continuité de service et le bon fonctionnement des circuits administratifs,
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
• Aider à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus,
• Classer, mettre à jour et archiver les documents papiers et informatisés du Département.
Gestion des ressources humaines
• Suivre et contrôler les dossiers de recrutement des vacataires (logiciel OSE),
• Saisir les charges d'enseignements pour les enseignant.e.s et les vacataires (logiciel GEMOE),
• Gérer les arrêts de maladie et les congés des membres du Département,
• Gérer des dossiers RH particuliers (décharges de service, modulations...).
Gestion financière et comptable
• Suivre les dépenses et les recettes (notamment la taxe d'apprentissage) au quotidien et diffuser l'information à la Direction du Département,
• Enregistrer dans SIFAC+ et assurer le suivi administratif des bons de commande du Département,
• Assurer la gestion des ordres de missions : enregistrement dans Notilus, états des frais, déplacements.
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-direction-ufr-sciences-et-techniques

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation et/ou qualification : Bac + 2/3 minimum
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste
• Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).
Spécificités du poste
Environnement de travail :
• Accessibilité PMR
• Présence d'escaliers
• Travail en équipe
Rythme de travail :
• Horaires fixes
Conditions de travail :
• Usage d'un écran
• Travail assis
• Communications téléphoniques fréquentes
• Utilisation d'applications métiers