MISSIONS : en étroit lien avec un(e) chargé(e) de projet, au sein de l’Unité Appui et Redevabilité, l’assistant(e) de projet assure le suivi budgétaire et administratif des missions des 400experts techniques internationaux déployés dans 115 pays et les accompagne tout au long de leur mission (logistique, missions, etc.).
Les principales missions confiées au/à l’assistant(e) administratif et financier sont les suivantes:
Gestion financière et budgétaire
* Effectue le remboursement des frais de mission des experts suivis par le Pôle ;
* Vérifie la conformité des pièces justificatives ;
* Assure la bonne saisie des informations dans le logiciel de gestion d’activité ;
* Consolide le suivi financier du budget de la mission ;
* Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
* Assure le pointage des dossiers lors de la clôture comptable ;
* Apporte son appui au Responsable de l’unité Appui aux missions et Redevabilité
Gestion administrative
* Informe l’expert de ses droits en conformité avec son statut et son contrat ;
* Appuie le chargé de projet dans la bonne tenue des dossiers RH des expatriés ;
* Met à jour les tableaux de bord ;
* Procède au classement et à l’archivage de documents ;
Gestion logistique
* Réserve les billets des experts
* Saisie les informations pour l’émission d’ordres de mission
* Informe le coordinateur d’Expertise France sur le terrain des déplacements professionnels
* S’assure que toutes les procédures sûreté ont été accomplies avant le déplacement professionnel de l’expert
* Participe à l’organisation d’événements impulsés par le Pôle Relations Experts (location de salle, demande de devis, règlement de prestataires, transport de matériel…)
Chantiers Transverses
Participe aux temps organisés autour des axes de travail et d’amélioration au sein du Pôle (départ des experts, suivi-évaluation, harmonisation des procédures, rapport d’activités…)
Intégré au département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise (CBME), le Pôle Relations Experts gère le dispositif d’Experts techniques internationaux pour le compte du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères, de la Direction générale du Trésor ou encore de l’AFD. Sous la responsabilité du Responsable de l’unité, l’assistant(e) administratif et financier vient en appui de l’équipe sur la gestion des tâches administratives et financières. En binôme avec le chargé de projet, il/elle assure la fiabilité des règlements, le suivi budgétaire, la mise en place des prestations et la communication avec les experts techniques internationaux dans le suivi quotidien de leurs missions (portefeuille d’environ 60 experts).
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l’Expertise / Pôle Relations Experts.
* Expérience réussie d’environ 2/3 ans dans la gestion financière/budgétaire et administrative ;
* Formation BAC ou supérieure Bac+2/3 type BTS/DUT comptabilité, gestion administrative ou équivalent ;
* Avoir une appétence pour l’aspect financier et la logistique ;
* Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et de logiciels comptables
* Etre méthodique, organisé et réactif,
* Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
* Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
* Sens du service
Le poste est basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
· Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
· Une part variable de 3% du salaire brut annuel
· Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
· Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
· Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee).
· Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
· Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
· Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
· La possibilité de télé-travailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 20€ par mois, équivalant à 240€ nets de plus par an. Possibilité soumise à nos règles et accord managérial.
· Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
Date de prise de fonction : Septembre 2025
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