Cdd - assistant·e administratif·ve maintenance irve h/f

Pour cela, nous recherchons notre futur.e Assistant.e Administratif.ve Maintenance IRVE en CDD, pour une durée de 6 à 8 mois à Paris (démarrage dès que possible).

Job description

Votre rôle : Rattaché.e au Responsable du pôle Performance, vous êtes au coeur de l'exploitation de notre patrimoine d'infrastructures de recharge pour véhicule électrique. Véritable interface entre nos équipes techniques internes, nos prestataires externes et nos clients, votre mission principale est de piloter et sécuriser le cycle administratif, financier et logistique de nos interventions de maintenance.

Vos missions principales :

1. Gestion et suivi des commandes fournisseurs

- Créer et émettre les bons de commande vers nos partenaires de maintenance (préventive et curative) via notre outil de gestion (CRM/Salesforce).
- S'assurer de la bonne réception et de la validation des commandes par les sous-traitants.
- Suivre l'avancement des commandes et relancer les partenaires en cas de retard de planification.

2. Contrôle et validation des interventions

- Collecter, vérifier et archiver les rapports d'intervention.
- S'assurer de la cohérence entre les travaux commandés, les travaux réalisés et les bordereaux de prix convenus.
- Mettre à jour le statut des interventions dans notre système de gestion.

3. Facturation Clients & Fournisseurs

- Côté Clients : Émettre les devis d'intervention et les factures à destination de nos clients. Assurer le suivi rigoureux de la facturation client.
- Côté Fournisseurs (Partenaires) : Réceptionner et rapprocher les factures fournisseurs avec les bons de commande et les rapports d'intervention validés. Gérer et résoudre les litiges de facturation (écarts de tarifs, prestations non justifiées).
- Approuver les factures fournisseurs conformes pour déclencher le paiement par le service comptabilité.

4. Logistique et support administratif aux opérations

- Réaliser les Delivery Orders (bons d'expédition) pour l'envoi de pièces de rechange ou de matériel.
- Organiser et suivre les procédures de retour matériel (pièces défectueuses, SAV, garanties) en lien avec les techniciens et les fabricants.
- Prendre en charge diverses tâches administratives polyvalentes en support quotidien des équipes de maintenance pour fluidifier l'activité opérationnelle.

Profile description

Ce poste est fait pour vous si :

- Votre profil :

- Vous souhaitez intégrer une entreprise en croissance et dans un secteur porteur de sens.
- Vous disposez d'une formation de niveau Bac +2/Bac +3 en Gestion/Administration ou Management de projet, et vous avez une expérience de 2 ans dans l'assistanat de projet / la gestion administrative de travaux ou de maintenance (électricité/BTP, etc), ou toute autre expérience comparable.
- Vous êtes reconnu.e pour votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers (et interlocuteurs) simultanément sans perdre le fil.
- Communication : Vous avez le sens du contact, êtes à l'aise avec la relation client et savez faire preuve d'assertivité dans vos relances (fournisseurs et clients).
- Outils : Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et collaboratifs. Une connaissance de Salesforce est un plus.
- Enfin, une connaissance du secteur de la mobilité électrique (IRVE) est un véritable atout, bien que non obligatoire.

Les compétences clés pour ce poste :
Compétences techniques :

- Maîtrise des outils informatiques, en particulier Excel / Sheets (TCD, formules avancées).
- Aisance avec les logiciels de gestion (CRM).
- Bonne compréhension des mécanismes de commande, de la facturation (double flux : client et fournisseur) et de la gestion des flux logistiques de base.

Savoir-être :

- Rigueur et méthode : Vous manipulez des données financières et logistiques et devez faire preuve de précision.
- Sens de l'organisation : Capacité à gérer un volume important de dossiers et à prioriser les urgences.
- Communication et diplomatie : Vous interagissez (écrit/oral) quotidiennement avec des partenaires externes, des clients et des services internes (techniques et financiers).
- Ténacité : Capacité à relancer efficacement les interlocuteurs pour obtenir les pièces manquantes ou résoudre un litige.

Ce que nous avons à vous offrir

Des bureaux en plein coeur du 9ème Arrondissement de Paris. Des espaces de travail agréables et bien situés, avec un accès facilité aux transports et aux services.

100% des abonnements de transports en commun pris en charge

Carte Swile pour profiter de la multitude de bonnes adresses qui nous entourent

Accès à la plateforme de notre CSE Leeto permettant de bénéficier de nombreuses offres culturelles, sportives

Une vie d'entreprise dynamique et engagée : afterworks, activités sportives (foot, escalade, course à pied) via notre communauté Ze bouge. Possibilité de s'engager sur des projets à impact (fresques du climat et de la mobilité, actions solidaires)
8 months