Gestionnaire contrats, missions et programmes doctoraux f/h

Informations générales Organisme de rattachement Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€. Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de vingt-cinq 27 sites en Ile-de-France et en régions. Référence 2026-1308 Niveau facultaire / inter-facultaire Directions inter-facultaires Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie (DGAFP) B (profession intermédiaire) Corps TECH Domaine / métier 05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Statut du poste Vacant Intitulé du poste Gestionnaire Contrats, missions et programmes doctoraux F/H Présentation de la structure recruteuse Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale. Le Collège Doctoral est composé : - Des écoles doctorales de Sorbonne Université - D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions - D'un département formation et carrières - Affaires Générales du Collège doctoral Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l'École de Médecine 75005 Paris Localisation du poste : ED 391 – Sorbonne Université – Campus Pierre et Marie Curie Description du poste Fonctions : Gestionnaire Contrats, missions et programmes doctoraux Emploi-type : J4C42 Technicien-ne en gestion administrative Catégorie : B Corps : TECH BAP : J CDD de 1 an. Missions : Sous la double autorité hiérarchique de la directrice ou du directeur de l’école doctorale, et autorité administrative de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d’école doctorale assiste la direction de l’école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l’école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral. Elle contribue au travail administratif commun réalisé en réseau au sein du collège doctoral en soutien des collègues des autres écoles doctorales et en collaboration avec les services communs Activités principales : Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale : candidats à l’admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l’université et des partenaires de l’école doctorale Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants en lien avec le Département Inscriptions Accompagnement et diplômes des services communs (DIADM) service de scolarité du Collège doctoral (demandes de candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de cotutelles, césure, de plan de formation, soutenance de thèses, organisation des comités de suivi) Assurer l'organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED Instruire la recevabilité de candidatures pour les programmes doctoraux, des bourses ou des prix divers (LERU, Chancellerie des universités), les bourses de mobilités Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED dans l’application dédiée Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil de l’ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l’école doctorale, etc. Participer à la préparation du budget de l’école doctorale et réaliser et suivre l’exécution des dépenses de l’ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au Département formations et carrières les besoins de formation Activité spécifiques propre à l’ED à prévoir. Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles) Connaissances transversales requises : Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale Connaissance générale des techniques de gestion administrative Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique Connaitre les droits et obligations des agents publics Savoir-faire: Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité) Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad…) Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’ED Informer, rendre compte à sa hiérarchie Rechercher l’information, la vérifier et la classer Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir organiser son travail avec méthode Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux Savoir être : Savoir travailler en autonomie Faire preuve de rigueur et de méthode Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes Respecter la confidentialité des informations et données Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation Sens du service public Durée du contrat (mois) 12 Quotité Temps plein Informations complémentaires Encadrement Non Télétravail possible Oui Conditions d'exercice Unité protégée / ZRR Non Critères candidat Niveau d'études Niveau 4 - Bac Niveau d'expérience min. requis Non renseigné Langues Anglais (2 - Niveau élémentaire (A2)) Localisation du poste Europe, France, Ile-de-France, Paris (75) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 4 place Jussieu, 75005 Paris Site Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris Date de vacance de l'emploi 01/04/2026