Détail du poste
Au sein du secrétariat général, sous la responsabilité du directeur général des services, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
Organiser et coordonner l'activité du maire et des élus :
? Tenir les agendas des élus
? Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
? Classement et archivage des documents
? Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
Rédaction des discours, documents de présentation et courriers en collaboration avec le directeur général des services.
- Secrétariat Général :
? Référent des conseils municipaux (saisie de compte-rendu - logistiques des séances - transmissions des décisions - Mise à jour du registre - classement et archivage)
? Participation au montage de dossiers en lien avec le directeur général des services
? Coordination informatique (gestion - paramétrages et assistance informatique en relation avec le prestataire)
? Gestion des dossiers d'assurance (suivis et litiges)
- Communication :
? Référent ressources informations
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
? Aide à l'élaboration du bulletin municipal (aide à la rédaction - recherches information - contact impression et distribution)
? Assurer la mise à jour du site internet/facebook- vérification Webcam
? Elaboration de supports
? Gestion des alertes (communication à la population)
? Organisation des visites officielles- manifestations- réceptions et fêtes commémoratives
- Elections et recensement :
Organisation et gestion des élections (Accueil et saisie des électeurs - constitution des bureaux de vote - mailing élus et assesseurs - traitement des procurations ou carte de retour - façonnage des listes)
Aide au recensement (Communication - définition des zones par recenseur - aide au recrutement, à la saisie - recherche cadastrale et transmission INSEE)
Le profil recherché
Formation en secrétariat (niveau 3, BEP/CAP) souhaitée et expérience significative dans ce domaine d'activités.
Compétences :
- Connaître l'environnement politique et institutionnel ou avoir la volonté de l'acquérir
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques et les outils partagés spécifiques au poste tel que les agendas partagés
- Discrétion et confidentialité
- Maitrise de la syntaxe et de l'orthographe
- Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
- Capacité à identifier, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et gérer la demande
- Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations en respectant les délais de transmission
Savoir-être :
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d'initiatives et souplesse.
- Capacité à organiser son travail de façon à pourvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, et passer facilement d'un dossier à un autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu'un tâche urgente le nécessite
- Savoir faire face aux aléas, aux imprévus
- Chercher l'information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
- Capacité à rendre compte et alerter
Mais aussi...
Selon grille FPT
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